Gutes Zeitmanagement – weniger Stress
Gelungenes Zeitmanagement ist eine Herausforderung. Warum? Es ist wohl jedem bewusst, dass man die Zeit selber nicht managen kann. Die vierundzwanzig Stunden bleiben für jeden Menschen gleich. Was den fundamentalen Unterschied ausmacht, ist ein erfolgreiches Selbstmanagement, das den Überblick hinsichtlich aller Verpflichtungen ins Zentrum der Aufmerksamkeit rückt. Ist jene Übersicht gegeben, können daraus Prioritäten abgeleitet werden. Motivierendes, effizientes und effektives Zeitmanagement hilft, den ständigen Unterbrechungen und neuen Aufgaben im Alltag Aufmerksamkeit zu schenken. Sie zu integrieren und dabei den äußeren Rahmen der Zeit zu respektieren birgt viel Potential.
Zeitmanagement im Kontext des Lebens
Zeitmanagement ist laut Duden ein „
Effektives Zeitmanagement betrachtet einerseits die zu erledigenden Aufgaben im Kontext aller Verpflichtungen und das unabhängig vom Bereich, in dem sie aufgetaucht sind. Denn erfolgreiche Selbstorganisation im Beruf beeinflusst auch das Privatleben. Man braucht ein bewährtes System zur Aufgabenbewältigung, das das Gehirn als Erinnerungsspeicher unterstützt. Andererseits ermöglicht diese Übersicht nachhaltige Prioritätensetzung unter Berücksichtigung aller (sich möglicherweise laufend ändernden) Anforderungen. Die „Überraschungen“ des Lebens betreffen nicht nur die Arbeitswelt, sondern auch den privaten Bereich. Es ist sinnvoll zu wissen, wozu man sich verpflichtet hat. Die „wichtigen“ Dinge in Beruf und Freizeit im Blick und das Handwerkszeug zu dessen Erledigung im Kopf, ist man nicht nur effizienter, sondern auch ausgeglichener.
Ständig viel zu tun zu haben, ist kein Parameter dafür, dass man auch viel erledigt. Daher ist es wichtig zu lernen, den Tagesablauf optimal zu organisieren, die Übersicht zu bewahren und damit Freiräume zu schaffen.
Zeit und Stress – ein unmittelbarer Zusammenhang
Der Wissenschaftsjournalist und Fachbuchautor Stefan Klein beleuchtet einen anderen Aspekt von Zeitmanagement: „Wir sind häufig nicht deswegen gestresst, weil wir keine Zeit haben. Sondern: Wir haben keine Zeit, weil wir gestresst sind.“ Er erklärt seine Überlegung anhand des Autofahrens. Beim Anfahren oder Bremsen wird binnen Zehntelsekunden reagiert und das normaler Weise, ohne dass Stress aufkommt. Untersuchungen zufolge führen weder Arbeitszeit bzw. –pensum, oder Zeitdruck für sich zu Stress. Klein hält das Ausmaß an Kontrolle, das Menschen über das haben, was sie tun – oder glauben zu haben, für entscheidend. Wer sich beispielsweise ausgeliefert oder wahllos fühlt, sieht sich letztlich auch nicht als Gestalter über seine Zeit. Im Stress leidet unsere Fähigkeit sich zeitlich zu organisieren. Was dazu führt, meint Klein, dass wir den Überblick verlieren, die Konzentration nachlässt und man unstrukturiert arbeitet. Diese Verkettung von Ursache und Wirkung verschiebt die Perspektive. „Es geht nicht um noch mehr Aktivität, […] Es geht im Gegenteil darum, weniger zu tun, eben auszuwählen: Was ist mir so wichtig, dass ich bereit bin, meine uneingeschränkte Aufmerksamkeit darauf zu richten.“
Genau bei diesem Ansatz setzt effektives Zeit- und Prioritäten-Management ein. Es stellt sicher, dass Aufgaben effizient angegangen und zeitgerecht erledigt werden.
Zeitpolster schaffen, aber wie?
Dass gelungenes Selbst- bzw. Zeitmanagement den Arbeitsalltag revolutionieren kann, zeigen die Ergebnisse solcher Konzepte. Aber dafür ist es wichtig, Zeitdiebe, Anfangshemmungen, ständige Unterbrechungen, Dinge aufschieben, schlechte Kommunikation etc. zu entlarven. Der Auswirkungen des Multitasking beispielsweise sind sich die wenigsten bewusst. Für Keynote-Speaker Lothar Seiwert ist es der größte Zeitfresser überhaupt. Die University of London veröffentlichte dazu 2005 eine Studie über die Arbeitsbelastung von Angestellten. Der zufolge die permanente Erreichbarkeit – durch das Schreiben und Beantworten von Emails und SMS – den IQ während des Beobachtungszeitraumes um durchschnittlich 10 Prozent senkte. Dieser Prozentsatz war mehr als doppelt so hoch, wie jener der zweiten Versuchsgruppe, die Marihuana konsumierte. (BBC News, „Infomania“ worse than marijuana“, 22. April 2005.)
Neurowissenschaftler der Universität of Michigan fanden heraus, dass das Gehirn um 20 bis 40 Prozent weniger leistungsfähig ist, wenn Aufgaben abgewechselt und nicht nacheinander abgearbeitet werden. (Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.), Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking, Dortmund 2012, S.14.)
Wichtig ist, die Möglichkeiten im Blick zu haben. Man muss Prioritäten setzen, kann Aufgaben delegieren, oder verwerfen etc. Damit nicht parallel, sondern effizient gearbeitet wird, hilft eine Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben und ein System als Erinnerungsspeicher. In Seminaren kann auch bewusst gemacht werden, dass Wichtiges nicht immer dringend ist bzw. Dringendes nicht immer wichtig ist. Diesbezüglich kann die Ursache von Stress und Druck gerade was Aufgaben betrifft, auch vom Zeitplan anderer ausgehen. Deshalb ist wichtig, die Übersicht zu bewahren und die Kommunikation am Laufen zu halten.
Freiräume schaffen trotz Terminen und Aufgaben
Die Zusage von Terminen ist beim Übernehmen einer Aufgabe schnell gemacht. Man hofft dabei einerseits auf die gesteigerte Zuversicht des anderen, dass die übernommene Aufgabe tatsächlich erledigt wird. Andererseits setzt man sich selbst unter Zeitdruck und läuft damit Gefahr, keine Freiräume mehr für unerwartete Anforderungen zu haben. Um trotzdem glaubwürdig zu bleiben, hilft es, dem Kunden, wenn möglich Transparenz und Einflussnahme in den Entwicklungsprozess der Arbeit zu gewähren. Mit einem individuellen Organisationssystem wie ProWork eignet man sich eine dynamische Steuerung des Zeitmanagements an. Einfach in der Umsetzung, kann man vertrauensvoll über die Verpflichtung des „was bis wann“ hinauskommen und lernen, Stress zu vermeiden. Behält man den Aufwand im Blick, setzt man keine Priorität mehr im Dunkeln.
Selbst- und Zeitmanagement für mehr Effizienz und Effektivität
Gelungenes Zeitmanagement bringt mit sich, dass das Selbstmanagement optimiert und Zeitaufwände messbar reduziert werden. Ein bewährtes Aufgabensystem ermöglicht einen Überblick und die Gewissheit, dass an alles gedacht wird. Das Konzept von ProWork hat sich zum Ziel gesetzt, Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Trotz einer Fülle an Projekten, Anliegen und Erledigungen ist es möglich, effizient und schnell Resultate zu erbringen.
Ein 100prozentiger Überblick und richtig gesetzte Prioritäten sind der Schlüssel. Stressentlastung durch neues Vertrauen in die eigene Aufgabenerledigung ist die Folge. Die Fülle von unterschiedlichsten Aufgaben stellt verschiedene Anforderungen an die Mitarbeiter. Daher ist es wesentlich Struktur, Organisation und Arbeitsablauf transparent zu machen und in den Griff zu bekommen. Immediate Effects bietet Seminare zu verschiedenen Aufgaben-Schwerpunkten im Arbeitsalltag an. ProWork, BrainRead, ProWrite und ProMail sind geeignet für jeden, der im Prozess leben lernen möchte.
Wir schicken Ihnen gerne Unterlagen zu oder erstellen für sie ein Angebot. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.