Getting Things Done – Die Kunst der stressfreien Produktivität

“Getting Things Done” ™ (GTD ™) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen.“ (Definition Wikipedia)

Getting Things Done in aller Kürze

Das Prinzip von Getting Things Done basiert darauf, dass der Nutzer oder die Nutzerin sofort auf hereinkommende Aufgaben reagiert. Neben der Steuerung der Arbeitsabläufe ist das dabei erlernte Punkt-für-Punkt-Denken ein wichtiger Baustein zur gelassenen und kontrollierten Wissensarbeit. Der durch diese angewendeten Strategien gewonnene Überblick ermöglicht es, keine Zeit damit zu vergeuden, mehr als einmal über etwas nachzudenken. Kreative Energie kann genutzt und Stress vorgebeugt werden. Mit der richtigen Planung, kann man mit Vertrauen Entscheidungen treffen. Damit ist die Basis gelegt, Tempo und Effizienz zu steigern.

Es ist eine Herausforderung, die tägliche Arbeit so zu organisieren, dass man leistungsfähig und effizient ist. Und das dann auch noch ohne sich dabei kaputt zu machen. Gelassen und entspannt zu sein, muss keine Theorie bleiben. Ein freier Kopf und organisierte Gedanken eröffnen den Raum, ohne Stress kreativ und effizient zu sein. Das beeinflusst nicht nur den Büroalltag, sondern auch sämtliche private Angelegenheiten.

David Allen eröffnet sein Buch mit den Worten: „WELCOME TO a gold mine of insights into strategies for how to have more energy, be more relaxed, and get a lot more accomplished with much less effort.“ (David Allen: Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity. New York: Penguin Books 2001. S. Xi.) Nach über zwanzig Jahren Auseinandersetzung ist dieses Konzept für „personal and organisational productivity“ entstanden. In den Details liegt der bahnbrechende Unterschied. Haben Sie schon ihre Antworten dafür „what to do? when to do it? und how to do it? “

Die Überlegungen hinter Getting Things Done

Eine Gemeinsamkeit von Getting Things Done mit anderen Selbstmanagementmethoden ist das konsequente Notieren von Aufgaben. Im Unterschied zu anderen Methoden wird hier alles schriftlich fixiert, was zu erledigen ist. Das geht also über Arbeit oder Termine hinaus, und betrifft auch private To-Do`s.

Das Resultat ist eine Art entspannter Kontrolle, da hundert Prozent des „anfallenden Zeugs“ gespeichert und „in und mit verfügbaren objektiven Hilfsmitteln“ verwaltet wird. (David Allen: Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag. 4. Aufl., München: Piper 2006, S. 40.)

Der Nutzer oder die Nutzerin hat somit den Kopf frei für die Erledigung der aktuellen Aufgaben, ohne sich sorgen zu müssen, etwas zu vergessen. Sind die Aufgaben notiert, wird das Gehirn entlastet, das Konzentrieren erleichtert und das Handeln effektiver.

Grundsätze von Getting Things Done

Zu den Grundsätzen von Getting Things Done gehört es zum einen alle zu erledigenden Tätigkeiten zu sammeln und in einem logischen sowie verlässlichen System außerhalb des Kopfes festzuhalten. Zum anderen geht es darum konsequent über jeglichen Input zu entscheiden, um sich den nächsten Schritt bewusst zu machen.

Es vermittelt Sicherheit, wenn man weiß, dass das, was man gerade tut, auch genau das ist, was man in diesem Moment tun sollte. Sei es nach Büroschluss mit den Mitarbeitern essen zu gehen, sich Zeit für Persönliches zu nehmen, eine Email zu beantworten etc.

Ziel der Methode ist es also, zu lernen maximal effizient und entspannt zu sein, wann immer man es sein muss oder sein will. (David Allen: Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity. New York: Penguin Books 2001. S. Xi)

Dabei attestiert David Allen, dass es keine immer und allgemein gültige Lösung dafür gibt, nachhaltig die persönliche Produktivität und Organisation zu erhöhen. „No software, seminar, cool personal planner, or personal mission statement will simplify your workday or make your choices for you as you move through your day, week, and life.“ (David Allen: Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity. New York: Penguin Books 2001. S. Xii.)

Aber es gibt dennoch etwas, das man tun kann. Daher legt er den Fokus darauf, Prozesse zu vereinfachen und über den nächsten Schritt zu entscheiden. Jeder Mensch kann lernen, diese von ihm entwickelte Strategie zu nutzen um vorausschauender und konstruktiver mit den alltäglichen Dingen im Leben zurecht zu kommen. Er ist überzeugt, dass dieses Prinzip den Unterschied ausmacht. Kennzeichnend für das Resultat von Getting Things Done ist eine effiziente und effektive Arbeitsweise neben einer optimierten Entscheidungsfähigkeit.

Prinzip von Getting Things Done

Nach 20 Jahren Tätigkeit als Management Berater stellt Allen folgende Überlegungen zur persönlichen Produktivität an: Wichtig ist ein Leitfaden, der den Output maximiert sowie den Input minimiert und das in einer Welt, in der Arbeit zunehmend umfangreich und vielschichtig wird.

Eine Schlüsselrolle hat hier das Gehirn. Als interner Speicher obliegt es ihm, uns an Dinge zu erinnern. Nach Allen ist der Hauptgrund, wenn uns etwas durch den Kopf geht, dass man etwas anders haben will, als es gegenwärtig ist:

• wenn noch keine Klarheit über das gewünschte Ergebnis besteht
• der nächste physische Handlungsschritt nicht entschieden ist
• noch keine Erinnerungshilfen betreffend des Ergebnisses und der konkreten erforderlichen Handlung in einem verlässlichen System festgehalten sind (David Allen: Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity. New York: Penguin Books 2001. 15.)

Grundlegende Ansätze von Getting Things Done™ widmen sich der Informationsverarbeitung. Einerseits kann das Gehirn nicht entscheiden, wann es uns erinnern soll. Die Informationen werden aufgerufen, wenn eine assoziative Verknüpfung mit der aktuellen Situation besteht. Egal, ob das passend bzw. hilfreich ist, oder nicht. Das führt beispielsweise dazu, stundenlang mit kreisenden Gedanken wach zu liegen.

Andererseits spricht Allen von „losen Enden“. Damit bezeichnet er, noch offene Tätigkeiten, Ziele, Projekte und Verpflichtungen. Die erfasst, im Eingang gesammelt und in das System eingebunden werden. Alle losen Enden werden unmittelbar mit einem konkreten Ziel und der Entscheidung über die nächsten Schritte verknüpft. Damit kann nicht nur das Kreisen der Gedanken verhindert werden. Getting Things Done™ führt somit auch zu einer Entlastung des Gehirns. Da alles notiert ist und dafür gesorgt ist, dass man zum richtigen Zeitpunkt daran erinnert wird.

Wichtig sind also bewährte Methoden, die auf persönliche Bedürfnisse im Coaching zugeschnitten werden. Damit kann ein strategischer und taktischer Fokus gelegt werden, ohne dass etwas durch den Rost fällt. Aber genauso müssen auch Umstände geschaffen und Fähigkeiten trainiert werden, die dem Stress Vorschub leisten. Damit wird ein positiver Arbeitsstil ermöglicht, der die engagiertesten Leute sowie klügsten Köpfe anspricht, motiviert und fordert.

Schritte von Getting Things Done

David Allen hebt, unabhängig von der Ausgangssituation, fünf Phasen der Bearbeitung hervor, die man ständig durchläuft. Zielführend ist es, sich jene Arbeitsstrategien in Kursen persönlich anzueignen:

• Erfassen
• Durcharbeiten
• Organisieren
• Durchsehen
• Durchführen

(1.) Wir erfassen alles, was unsere Aufmerksamkeit erfordert, (2.) arbeiten durch, was das bedeutet und was wir damit machen sollten (3.) ordnen die Ergebnisse, die wir (4.) als Optionen für das überprüfen, was wir (5.) zu tun beschließen. (David Allen: Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity. New York: Penguin Books 2001. S. 24.)

Getting Things Done setzt bei der Steuerung dieser Arbeitsabläufe an. Allen meint, dass die Qualität unserer Arbeit nur so gut ist, wie das schwächste der 5 Glieder dieser Kette. Wenn beim Erfassen große Lücken passieren, Dinge zwar gesammelt, aber nicht durchgearbeitet werden etc. beeinflusst das den Workflow und den Output. Die einzelnen Schritte müssen optimal zusammengeführt und durch übergreifende Normen unterstützt werden. Dadurch wird jede Stufe des Prozesses verbessert.

Konkrete Umsetzung von Getting Things Done

Step 1: Erfassen

Das Erfassen ist der wichtigste Prozess von Getting Things Done. Dafür muss man immer ein Hilfsmittel parat haben. Es ist ganz gleich, ob es ein Notizblock, Smartphone, etc. ist, wichtig ist, dass es sofort einsatzbereit ist. Erfasst wird alles, was erledigt werden soll und zwar lückenlos. Die sogenannten „losen Enden“ werden mit einem Ziel verbunden und durch das Notieren aus der Gedankenwelt entlassen.

Alle Verpflichtungen werden im Eingangskorb gesammelt. Davon gibt es meistens mindestens zwei: einen digitalen und einen für Papiere. Im Hinblick auf die Übersichtlichkeit, sollte die Anzahl der Eingangskörbe möglichst klein sein. Diese dienen als Sammelbehälter und werden mindestens einmal täglich geleert und durchgearbeitet. Sie sind keine Ablage und keine To-Do-„Liste“.

Da viele Gewohnheiten geändert werden müssen und die Aufgabenlisten mitunter lang werden, kann das zu Beginn ohne zusätzliche Anleitung überfordernd und demotivierend sein. Deswegen ist es besser sich diese Selbstmanagement-Strategie über ein persönliches Coaching oder Seminare anzueignen.

Step 2: Durcharbeiten

Beim Durcharbeiten sind folgende beiden Grundsätze zu beachten: Erstens wird jedes Dokument und jeder Zettel nacheinander und einzeln durchgesehen. Zweitens soll sofort entschieden werden, wie die Notiz zu kategorisieren ist. Nichts wandert wieder zurück in den Eingangskorb. Hilfreiche Fragen sind dabei: Worum geht es überhaupt? Ist es eine Aufgabe, Idee etc. Ist überhaupt etwas zu tun? Wenn ja, dann handelt es sich entweder um ein neues Projekt oder es ergibt sich daraus ein Handlungsschritt (Do it, Delegate it, Defer it)?

Hat man eine klar umsetzbare Aktivität formuliert, die erledigt werden muss, ist der nächste Schritt zu entscheiden, ob man sie selbst tut, delegiert oder später erledigt.

1. Do it. Wenn die Tätigkeit weniger als zwei Minuten dauert, sollte sie sofort erledigt werden.
2. Delegate it. Dauert die Bewältigung der Aufgabe länger als zwei Minuten, stellt sich die Frage, ob die Erledigung in den eigenen Verantwortungsbereich fällt. Wenn nicht, sollte man delegieren.
3. Defer it. Nimmt die Handlung mehr als zwei Minuten in Anspruch und man ist die richtige Person, um sie zu erledigen, verschiebt man sie auf später und verlegt sie auf die „Next Actions“ Liste.

Step 3: Organisieren

Das Organisieren ist jener Arbeitsschritt bei Getting Things Done, der am Anfang am komplexesten wirkt. Mit der Gewohnheit und ganz auf die Person zugeschnittenem Coaching gehört er schnell zur einfachen Normalität. David Allen hat verschiedene Kategorien für die Zwischenlagerung der Elemente des Eingangs nach dem Durcharbeiten entwickelt. Er unterscheidet grob zwischen Angelegenheiten (non-actionable items) und Arbeitsschritten (actionable things), die dann verschiedenen Unterordnern zugeteilt werden.

Wie organisiert wird, hängt davon ab, ob Handlungsbedarf besteht oder nicht. Alle Organisierungskategorien müssen in irgendeiner Form physisch aufbewahrt werden. Mit “Listen” meint Allen einfach eine beliebige Art von abrufbarer Erinnerungshilfe, wie Notizbücher, Aktenordner etc. Wobei jede Position auf einem Blatt angeführt wird.

Kategorien für die nächsten Handlungsschritte

Besteht Handlungsbedarf unterscheidet Getting Things Done zwischen Terminen, Aufgaben und Projekten. Zu Terminen zählt, was an einem speziellen Tag oder zu einer bestimmten Zeit geschehen muss. Es betrifft aber auch Angelegenheiten, die möglichst bald erledigt werden müssen. Diese terminbezogenen Sachverhalte werden in einem Kalender notiert.

Die Aufgaben werden thematisch nach Aufgabenkontexten sortiert. Der Kalender und die kontextbezogenen Aufgabenlisten sind die Hilfsmittel und unterstützen bei der Strukturierung und Bewältigung des Alltages. Die Kontextlisten werden individuell benannt. Dabei empfiehlt David Allen sie nach der für die Umsetzung notwendigen Ressource zu benennen. Der Kontext ist also das erste Kriterium, nach dem ausgewählt wird. Danach folgen erst die zur Verfügung stehende Zeit und Energie, sowie als letztes die Priorität. (1. Context, 2. Time available, 3. Energy available, 4. Priority) Diese Vorgehensweise hilft dabei auch kurze Zeitfenster ressourcenschonend zu nutzen.

Jene Elemente des Eingangs deren Abschluss aus zwei oder mehr Tätigkeiten besteht, werden als Projekte bezeichnet. Beispielsweise „Geschäftsessen vereinbaren mit Teamleiter“. Dieses Projekt umfasst mindestens 2 Tätigkeiten. „Teamleiter anrufen“ und „Tisch reservieren“. Wichtig ist, für jedes Projekt muss der jeweils nächste Schritt formuliert werden und auf einer der Aufgabenlisten erscheinen. Damit bleibt ein ständiger Fluss in der Erledigung. Jenes Projekt wäre der Kontextliste „Telefon“ zugeordnet.

Für einen besseren Überblick werden die Projekte auf Projektlisten gesammelt. Zu jedem Projekt wird zusätzlich eine Liste erstellt, die unbedingt die nächsten Handlungsschritte enthält. Das Ziel oder notwendige Ressourcen können ebenfalls dort festgehalten werden.

Projekte, die sich erst auf eine zukünftige Tätigkeit beziehen, können in einem Wiedervorlage-System gesammelt werden. Dafür kann ein eigener Kalender oder der normale Terminkalender hinzugezogen werden. Die Wiedervorlage erinnert den Nutzer oder die Nutzerin am entsprechenden Tag eine projektbezogene Entscheidung zu treffen.

Positionen ohne Handlungsbedarf

Wenn kein Handlungsbedarf besteht, gibt es die Kategorien Müll, Entwicklung abwarten und Referenzmaterial. In den Müll kommt alles, was wertlos ist. Für die zweite Position eignen sich zwei Systeme. Eine Liste der Kategorie „Vielleicht/irgendwann“ und eine Terminkartei. Bei „Vielleicht/Irgendwann“ sind Projekte, Ideen oder Tätigkeiten gesammelt, denen man im Augenblick bewusst nicht nachgeht, die aber zukünftig interessant sein könnten und nicht an ein konkretes Datum gekoppelt sind.

Die Terminkartei hat die Funktion eines Fristkalenders oder eines Vormerkbuches. Falls man die Angelegenheit nicht jetzt, sondern zu einem bestimmten Zeitpunkt durchführen will.

Das Referenzmaterial umfasst alle zusätzlichen Informationen, die als solche wichtig sind und auf die man leicht Zugriff haben sollte. Allen unterscheidet zwischen themen- und bereichsspezifischer Aufbewahrung und Akten mit allgemeinen Angelegenheiten.

Allen macht darauf aufmerksam, dass für die stressfreie Produktivität entscheidend ist, ein gutes Bearbeitungssystem für diese Art von Material einzuführen.

Step 4: Durchsehen

David Allem empfiehlt mit Nachdruck das persönliche Ordnungssystem nach seiner Vorlage einzurichten. Mit einer „Projektliste“, einem Terminkalender, Listen der „nächsten Schritte“ und einer Liste „Warten auf“, ist es einfach möglich, den Arbeitsprozess in Gang zu halten. Der Kalender ist mehrmals täglich durchzusehen. Jedes Mal, wenn eine Handlung aus dem Terminkalender abgeschlossen ist, sollte man nachprüfen, was noch bleibt. Die Übersicht darüber, was noch zu tun ist, schafft Spielräume.

David Allen betont, dass entscheidend für den Erfolg von Getting Things Done die wöchentliche Durchsicht ist. „Alles, was möglicherweise Handeln erfordert, muss so häufig durchgesehen werden, dass Ihr Kopf sich nicht wieder mit dem Versuch belastet, sich daran zu erinnern.“ (David Allen: Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag. 4. Aufl., München: Piper 2006, S. 69.) Die Aufgabenlisten müssen wöchentlich überprüft, aktualisiert und die nächsten Aktionen festgelegt werden. In Seminaren kann dieses anfänglich etwas ungewohnte System schnell umgesetzt und persönlich verfügbar gemacht werden.

Diese „weekly reviews“ sieht Allen auch als größte Herausforderung des Getting Things Done-Prinzips. In einem Interview meint er: „Wenn ich eine Milliarde Dollar hätte, würde ich ein Gerät entwickeln lassen, das mir diese wöchentliche Überprüfung abnimmt. Es würde die richtigen Fragen stellen und mir helfen, die Antworten darauf zu finden. Beispielsweise würde mich das Gerät fragen, ob ich, weil ich nächste Woche nach New York fahre, die gleichen Theaterkarten wie beim letzten Mal möchte. Da könnte man noch allerlei schöne Dinge entwickeln, um einen echten “Personal Manager” zu erhalten.“

Step 5: Durchführen

In diesem Arbeitsschritt geht es um das Erledigen der Aufgaben. David Allen hat drei Modelle entwickelt, die im Prozess der Entscheidungsfindung eingebaut werden können.

1. Modell: Es werden vier Kriterien für die Entscheidung, was gerade jetzt zu tun ist, mit einbezogen. Der Kontext, die verfügbare Zeit, die verfügbare Energie und die Priorität.
2. Modell: Die tägliche Arbeit wird in drei Schritten eingeschätzt. Danach, ob man vorbestimmte Arbeiten verrichtet, alles erledigt, was gerade anfällt oder die Arbeit selbst bestimmt.
3. Modell: Bezieht sich auf eine Analogie aus der Luftfahrt. Auf sechs Ebenen wird die eigene Arbeit überprüft. Um Prioritäten erkennen zu können, muss man wissen, worin die Arbeit besteht. Es sind viele Faktoren zu berücksichtigen, ehe man richtig entscheiden kann, was wann zu tun ist.

Allen meint dazu „Prioritäten zu setzen“ im traditionellen Sinn, sich auf langfristige Ziele und Werte zu konzentrieren, liefert keinen praxistauglichen Rahmen für eine große Mehrheit der Entscheidungen und Aufgaben, die Sie täglich angehen müssen.“ (David Allen: Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag. 4. Aufl., München: Piper 2006, S. 76)

David Allen hat versucht ein System mit einem in sich stimmigen Satz von Verhaltensweisen und Hilfsmitteln zu finden, für die Ebene, wo Arbeit tatsächlich stattfindet. Bei seinem 3. Modell, jenem über Flughöhen, geht er kaum auf die Verknüpfung der einzelnen Parameter ein. Auf der Basis des Buches kann daraus also kaum ein adaptierfähiges individuelles Handlungsmodell geschaffen werden. Vervollständigend zu GTD ist es zielführend, sich der Frage zu widmen, wie die jeweilige Aufgabe effizient und zielgerichtet erledigt werden kann.

Warum ProWork nach Getting Things Done™ Methode arbeitet

David Allen meint: „dass man Zeit nicht managen kann. Zeit ist Zeit, und die lässt sich nicht verändern. Was wir hingegen managen können, sind Verpflichtungen, Commitments, die wir uns aufgeladen haben. Ein Kalender erlaubt uns vielleicht, drei oder vier Prozent all dessen zu erledigen, was wir zu tun haben. Was wir stattdessen brauchen, ist eine Methode, unsere Aufgaben nachzuverfolgen. Dann bekommen wir einen Überblick darüber, welche riesigen Mengen an Verpflichtungen wir tatsächlich eingegangen sind, und können sie überprüfen.“

Ein Vorteil der Strategie von Getting Things Done ist sicher die lückenlose Erfassung. Getting Things Done ist als Gedächtnisstütze und als „Vergessenshilfe“ eine zuverlässige Entlastung. GTD geht von der Basis, also der konkreten Aufgabe und dem nächsten Handlungsschritt aus. Damit kommt der Arbeitsfluss nicht ins Stocken. Außerdem bietet es darüber hinaus den Rahmen für umfassende Projektplanung bzw. dessen organisierte Ablage.

Nachdem die aktuellen Aufgaben nach Kontext vor Zeit, Energie und Priorität ordnet, bleibt nichts lange liegen. Das Augenmerk liegt auf Zielen und nicht auf Aufgaben.

Die getrennte Betrachtung der Arbeitsschritte (erfassen, organisieren, erledigen) hilft dabei auf die aktuelle Aufgabe zu fokussieren.

Seminare zur Optimierung der Selbstorganisation

Getting Things Done ist vor allem zu Beginn herausfordernd, auch, wenn es an sich einem einfachen Schema folgt. Man muss es als gesamtes verstanden haben, um die einzelnen Stufen nachvollziehen zu können. Daher darf man sich vor allem am Anfang nicht von der scheinbaren Komplexität abschrecken lassen. Wenn man bei wichtigen Vorgaben konsequent bleibt, hat man ein einfaches und logisches System auf seiner Seite. Sich Getting Things Done selbst anzueignen, gestaltet sich in der Praxis oft schwierig. Daher sind Seminare wie ProWork, die stark in Anlehnung an David Allen’s Getting Things Done-Methode aufgebaut ist, oder individuelles Coaching, die auf die Praxis und Einrichtung von Apps wie Outlook, Lotus Notes u.v.m. eingehen, für viele Personen und Firmen der richtige Weg.

Dass Technologien bei der Selbstorganisation helfen, steht für die meisten außer Frage. Man kann sein Berufsleben auf verschiedene Art und Weise organisieren. Motiviert, gesund und unter Umständen vereinfacht seinen Job auszuführen, sind nur einige Gründe, die für Selbstmanagement-Seminare sprechen.

Seminare wie ProWork, ProWrite und BrainRead wenden sich unterschiedlichsten Anforderungen schwerpunktmäßig zu. Ressourcenschonend und zeitsparend werden individuell zugeschnittene Strategien zur Optimierung von Selbst- und Zeitmanagement erlernt. Effektives Selbstmanagement ermöglicht es Ihnen, mit weniger Stress in der Arbeit und Privat, mehr Zeit zur Verfügung zu haben. In den Seminaren von ProWork, wird durch gezieltes Organisieren und flexibles Agieren die Produktivität gesteigert. Dieses universelle System ist in Anlehnung an Getting Things Done™ entwickelt. Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne.

Effizient und effektiv zu arbeiten ist nicht nur motivierend, sondern hat neben dem Beruf auch Einfluss aufs Privatleben. Durch gezielte individuelle Auseinandersetzung in Seminaren oder Coaching wirkt man dem paradoxen Phänomen entgegen, mit erhöhter Stressbelastung, die Lebensqualität steigern zu wollen, damit eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu erreichen ist.

Disclaimer: GTD™® and Getting Things Done™® are registered trademarks of the David Allen Company. We are not licensed, certified, approved, or endorsed by or otherwise affiliated with David Allen or the David Allen Company which is the creator of the Getting Things Done™® system for personal productivity. GTD™® and Getting Things Done™® are registered trademarks of the David Allen Company.