Der Wochenrückschau (Weekly review) macht den Kopf frei und ist der Motor des Aufgabensystems.

Mit ProWork® lernen Sie Ihren Tagesablauf optimal zu organisieren und den notwendigen Durchblick zu bewahren. Der heutige Arbeitsalltag ist geprägt von Unterbrechungen und vielen Aufgaben, die einen Tag zerstückeln können. Wir haben täglich eine Fülle von unterschiedlichsten Aufgaben mit verschiedenen Anforderungen zu bewältigen. Die Schwierigkeit liegt darin, den Überblick zu behalten und die wirklich wichtigen Aufgaben von den anderen unterscheiden zu können. Das benötigt ein gut funktionierendes Aufgabenmanagement. ProWork® nimmt sich genau diesen Herausforderungen an und bietet eine Moderne Lösung dafür. Dieses System garantiert, dass Sie nichts vergessen und immer den Überblick haben. Da es Sie an offene Projekte, Aufgaben und Termine erinnert, ist umso wichtiger, dass es stets aktuell ist. Getting Things Done, GTD, David Allen

Folgenden Rhythmus sind Sie vermutlich gewohnt:

  • Kalender: Damit Sie keine Termine vergessen, schauen Sie in diesen mindestens täglich hinein. Termine sind Aufgaben, die ausschließlich zu einem bestimmten Zeitpunkt („Am“) oder Zeitfenster möglich sind oder durchzuführen sind. Alles andere hat im Terminkalender nichts zu suchen. Der Kalender ist ausschließlich ein „Am-System“ für Erledigungen zu einem bestimmten Zeitpunkt.
  • Aufgabenlisten: Im Wesentlichen nutzen Sie Ihre Aufgabenlisten, sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben und kein Termin ansteht. Beim Blick in die Aufgabenliste wählen Sie eine aus, die Sie als nächstes angehen wollen, je nachdem, was Ihnen gerade jetzt am „wichtigsten und richtigsten“ vorkommt. Sie wählen also etwas aus, je nach Priorität in dem Moment. Alle Aufgaben haben eine Fälligkeit. Daher sind sie immer von Natur aus „Bis“-Erledigungen. Die Aufgaben stellen ausschließlich ein „Bis-System“ dar, wo Sie der Wahl haben was Sie jetzt gerade tun wollen.

Soweit geht fast jedes Erinnerungs- und Planungssystem. Ziel beim Selbstmanagementsystem ist, dass Sie dem System voll vertrauen können – nichts mehr vergessen. Nur wenn das möglich ist, haben Sie einen klaren Geist ohne mentale Unterbrechungen (Spinnen im Kopf!).

Eine Eigenheit des ProWork System, ist die zusätzliche Wochenrückschau, die Weekly Review. Diese dient der Pflege der systematischen Ordnung.  Getting Things Done, GTD, David Al

Warum die Wochenrückschau (weekly review)?

Beim ProWork soll alles erfasst werden, damit einem nichts mehr durch die Lappen geht. Die wöchentliche Kalibrierung des Systems fängt alles wieder ein, was durchgeschlüpft ist und nicht verloren gehen soll. Außerdem macht es Ihren Kopf frei, so dass Ihr Verstand nicht mit Merken/Erinnern und Arbeiten gleichzeitig überfordert wird. Folgende Gründe gibt es für die wöchentliche Rückschau:

  • Selbst bei einer guten Bearbeitung der Eingangskörbe und Listen in der täglichen Anwendung vergessen wir, unsere Projektlisten zu überprüfen. Das bedeutet, dass möglicherweise Projekte mit Nebenaktionen untergehen oder vergessen werden. Außerdem werden andere Projekte und Aufgaben nicht hinzugefügt oder man vergisst diese abzuhaken. Manchmal muss auch der Motor für ein Projekt neu angeworfen werden, weil es völlig ins Stocken geriet.
  • Ohne eine regelmäßige Überprüfung beginnt jedes System zunehmend chaotischer zu werden. Sichern Sie daher, dass das System komplett funktionstüchtig ist und der Stein immer schön im Rollen bleibt. Wenn Sie sich nicht voll auf die Ordnung in Ihrem System verlassen können, werden Sie es bald nicht mehr verwenden.
  • Die wöchentliche Überprüfung macht den Kopf frei und macht Sie ruhig und zufrieden. Genießen Sie ein klarer Geist ohne gedankliche Unterbrechungen über sonstige Arbeit (Spinnen!).

Das ProWork System Erneuern und auf Stand bringen

Bei der Wochenrückschau geht es um drei Erfrischungen für Sie und Ihr System:

  1. Klarheit: Sammeln Sie alle losen Enden aus der vorherigen Woche, dann können Sie auch einen Blick auf die Zukunft wagen.
  2. Energie: Planen Sie die Schritte, die Sie benötigen, um in der nächsten Woche, an Ihren Projekten weiterzuarbeiten.
  3. Schaffensfreude: Denken Sie darüber nach und planen Sie kreativ, was Sie tun können, um Ihr Leben in eine neue Richtung zu bewegen oder auf ein “anderes Level” zu gelangen.

Wie funktionert die Wochenrückschau (weekly review)?

Wählen Sie einen Zeitpunkt in der Woche, an dem Sie bis zu einer Stunde Zeit haben. Möglicherweise wählen Sie den Freitag, den Samstag oder den Sonntag, jeder andere Tag der Woche führt zum gleichen Ergebnis. Sie müssen einen regelmäßigen Termin anlegen, der Ihnen am besten passt und an dem Sie regelmäßig und konsequent die Wochenrückschau durchführen können.

Einmal pro Woche sollte man sich die Zeit nehmen, um:

  • alle losen Enden zu sammeln und zu bearbeiten,
  • das System durchzusehen,
  • die Listen auf den neusten Stand bringen und
  • alles sauber, klar, aktuell und komplett zu machen.

Auf diese Weise soll ein dauerhaft entspannter und produktiver Lebens- und Arbeitsstil implementiert werden. Auch bei der Wochenrückschau geht es also um das

  1. Sammeln,
  2. Sichten,
  3. Organisieren,
  4. Nacharbeiten, und
  5. Erledigen.

10 Schritten um die Wochenrückschau schnell zu erledigen

Folgende Vorgehensweise hat sich dabei für die Wochenrückschau bewährt:

  1. Sammeln Sie alle losen Papiere und Dinge: Tragen Sie zunächst einmal alles in Ihrem Eingangskorb zusammen, was lose herumliegt: Zettel, Visitenkarte, Blätter, Belege, Post-its, Unterlagen etc.
  2. Leeren Sie Ihren Eingangskorb: Meistens schafft man das nicht täglich, jetzt ist aber die Zeit, Ihren Eingangskorb komplett durchzuarbeiten und zu leeren. Sichten sie Ihre Notizen und alles, was Sie sich sonst noch aufgeschrieben haben oder in den Eingangskorb gesteckt haben. Entscheiden Sie, ob es sich um Handlungsschritte, Projekte etc. handelt. Vergessen Sie insbesondere Ihre E-Mail-Postfächer nicht!
  3. Schaffen Sie sich einen freien Kopf: Schreiben Sie auf, was Ihnen an Ideen und Aufgaben durch den Kopf schwirrt. Tragen Sie noch nicht erfasste Projekte Aufgaben oder Delegiertes in die entsprechenden Listen ein.
  4. Überprüfen Sie alle Aufgabenlisten: Sind diese noch aktuell? Haben Sie vergessen, etwas abzuhaken? Haben sich bestimmte Aufgaben „von selbst“ erledigt? Fehlen Aufgaben? Haken Sie ab und prüfen Sie, ob Erinnerungshilfen für weitere Handlungsschritte notwendig sind.
  5. Überprüfen Sie die Projektlisten: Haben alle Projekte mindestens einen nächsten Schritt? Sind sie aktuell? Bewerten Sie den Stand der Projekte, nach den Zielen und gewünschten Ergebnissen und stellen Sie sicher, dass mindestens ein nächster Handlungsschritt festgelegt ist.
  6. Prüfen Sie die „Warten auf“-Liste: Müssen Sie bei jemandem nachhaken? Schreiben Sie sich als Aufgabe auf, wann Sie was tun müssen, um eine weitergereichte Aufgabe zu verfolgen.
  7. Überprüfen Sie Ihren Kalender: Ergibt sich aus einem vergangenen Termin eine neue Aufgabe? Was steht in der nächsten Woche alles an? Ist der Kalender aktuell? Überprüfen Sie noch einmal die Einträge der vergangenen Woche. Ergeben sich aus den Terminen weitere Maßnahmen, muss Referenzmaterial bearbeitet oder durchgesehen werden. Übertragen Sie diese in die entsprechenden Listen und erstellen Sie gegebenenfalls neue Projekte beziehungsweise überprüfen Sie nach dem Termin das entsprechende Projekt.
  8. Sehen Sie sich die kommenden Termine an: Überprüfen Sie die kurz- und langfristigen Termine in Ihrem Terminkalender. Welche Maßnahmen haben Sie zu diesen Terminen bereits angestoßen? Erfassen Sie diese und leiten Sie diese, wenn nötig an Beteiligte weiter.
  9. Schauen Sie auch mal auf die “Irgendwann/Vielleicht”-Liste: Es kann sein, dass eine Aufgabe oder ein Projekt nun doch verfolgen möchten. Ist ein Projekt aktuell geworden? Gibt es Punkte, die für Sie nicht mehr von Interesse sind und daher gestrichen werden können?
  10. Seien Sie kreativ und verschieben Sie die Grenzen: Haben Sie neue Ideen, die Sie in Ihr System einfügen können? Lassen Sie Ihre Fantasie, Ihren Mut, Ihre Risikofreude neue Ideen bilden und bringen Sie diese in Ihr Selbstmanagementsystem ein.

Vielleicht gibt es noch andere Dinge, die bei der wöchentlichen Rückschau mit angegangen werden sollen: Vielleicht wollen Sie beispielsweise einen Blick auf Ihre persönliche Lebensvision oder Ihren Charakter werfen. Diätplanung? Gewohnheiten? Fokus auf Unterhaltung und Erholung? Lernen? Produktivität und Optimierung? Bauen Sie das in Ihren persönlichen Rückblick ein. Es geht nicht darum, sich steif an ein vorgefertigtes Schema zu halten oder hörig grauer Theorie zu folgen. Vergessen Sie nicht: Es geht um Sie, um Ihr Selbst, Ihr Leben. Das ist Ihr persönlicher Rückblick. Entsprechend sollte er an Ihre Lebensumstände angepasst sein, damit Sie den größten Gewinn aus dieser Systempflege ziehen können. Getting Things Done, GTD, David Al

Vergessen Sie nicht! – Für alles, was Sie hierbei in die Finger oder zwischen die Ohren bekommen, gibt es drei Möglichkeiten:

  • Wegwerfen,
  • Sofort bearbeiten oder für später ins Erinnerungssystem übertragen, oder
  • Archivieren

Zeitaufwand?

Eine wöchentliche Rückschau muss nicht lange dauern, wenn Sie sechs Dinge tun:

  1. Verarbeiten Ihre Eingangskörbe auf täglichen Basis, so dass auf Sie am Wochenende nicht ein riesiger Haufen Zeugs auf Sie wartet.
  2. Sorgen Sie dafür, dass Sie die wöchentliche Rückschau an einem aufgeräumten Schreibtisch durchführen können. Ein Arbeitsplatz der Klarheit ausstrahlt beschwört die Wichtigkeit und minimiert die Ablenkung.
  3. Halten Sie die Checkliste für die wöchentliche Rückschau bereit. Nur so können Sie Schritt für Schritt schnell aber sicher vorwärts gelangen.
  4. Widmen Sie sich wöchentlich etwas Zeit, um ihr System klar und unabhängig von Ablenkungen zu überprüfen.
  5. Konzentrieren Sie sich darauf, die Überprüfung schnell und vollständig abzuschließen.
  6. Belohnen Sie sich, wenn Sie fertig sind. Eine erledigte Rückschau löst Zufriedenheit aus. Nicht erledigte Aufgaben haben Sie ja meistens bewusst zu Gunsten anderer verschoben oder können diese in nächster Zeit bewusst angehen.

Hier mein bester Tipp für das Erledigen der Weekly Review: Vereinbaren Sie einen Termin mit sich selbst und ziehen Sie diesen durch. Bleiben Sie bei diesem Termin oder Ihr System beginnt zu zerfallen.

Die Wochenrückschau – woran muss ich alles denken?

Hier eine Checkliste, die besonders die ersten drei Schritte der Vorgehensweise aufgreift und abzudecken versucht:

Beruflich:

  • Angebrochene Projekte
  • Zu startende Projekte
  • Versprechen gegenüber dem Chef, Kollegen, Untergebenen, Kunden, anderen
  • Kommunikation (interne und externe): Telefonate, E-Mails, Faxe, Briefe, Memos, Internetseiten
  • Schriftliche Arbeiten: Berichte, Auswertungen, Bewertungen und Gutachten, Vorschläge, Artikel, Werbematerial, Handbücher, Anleitungen, Korrekturen und Überarbeitungen
  • Sitzungen organisieren
  • Entscheidungen verbreiten
  • Finanzielle Entwicklung beobachten und beeinflussen: Cashflow, Statistiken, Budget, Vorhersagen und Prognosen, Bilanzierung, Kreditlimits
  • Organisation und Planung: formale Planung (Ziele, Vorgaben, Vereinbarungen), aktuelle Planung (was ist als nächstes zu tun?), Business- und Marketingpläne, organisatorische initiativen, bevorstehende Veranstaltungen, Meetings, Präsentationen und Vorträge, Prozessstruktur, Einrichtungsänderung, Installation neuer Systeme und Anlagen, Reisen
  • Banken: Forderungen, Verbindlichkeiten, Kassenbestand
  • Administration: Rechtliches, Versicherungen, Personal, Grundsätze/Verfahrensweisen
  • Kunden (interne und externe)
  • Marketing
  • Forschung und Entwicklung
  • Verkauf: Kundenservice
  • Systeme: Handys, Computer, Bürogeräte, Speichermedien, andere Anlagen
  • Vorräte
  • Lieferungen
  • Büro: Büroorganisation, Möbel, Dekorationen
  • Warten auf: Informationen, delegierte Aufgaben/Projekte, Fertigstellung kritischer Projekte
  • Kommunikation über: Memos, Briefe, Forderungen, Anfragen, Vorschläge, Erstattungen, Kassenbestände, Versicherungen, Bestellungen, Reparaturen, Tickets, Entscheidungen anderer
  • Berufliche Entwicklung: Schulungen und Seminare, Lernthemen, Nachschlagewerke, Skills und Fähigkeiten, Video-Training, Lebensläufe, externe Weiterbildung
  • Professionelle Garderobe
  • Offene Fragen (was muss noch herausgefunden werden?)

Privat:

  • Angebrochene Projekte
  • Zu startende Projekte
  • Versprechen gegenüber anderen: Ausleihen, Ehepartner, Kinder, Familie, Handwerker und Serviceleute
  • Andere Projekte: Dien