Warum ein Projektabschluss wichtig ist

Es ist geschafft! Ein umfangreiches Projekt ist abgeschlossen. Auch wenn jetzt die Luft vielleicht raus ist, oder es Ihnen einfach nur nach Feiern zumute ist – ganz sind Sie noch nicht am Ziel. Denn was über der Freude und der Erleichterung oft vergessen oder ignoriert wird, ist der Projektabschluss. Das ist ein gravierendes Versäumnis. Denn jetzt hat die Projektleitung das letze Mal die Möglichkeit zu gestalten. Nutzen Sie diese Möglichkeit.

Auch weniger erfolgreich beendete Projekte, oder sogar gescheiterte Projekte, sollten komplett abgeschlossen werden. Was ist schief gegangen und warum? Darüber sollten Sie sich zusammen mit Ihrem Team umfassend Gedanken machen.

Damit der Projektabschluss auch wirklich erfolgt, planen Sie ihn am besten zu Projektbeginn verbindlich ein.

4 Punkte für einen erfolgreichen Projektabschluss

Es gibt verschiedene Empfehlungen für den Projektabschluss. Wenn Sie die folgenden vier Punkte berücksichtigen, haben Sie die wichtigsten Aspekte berücksichtigt.

1. Abschlussbericht

Alle Fragen sind beantwortet und alle Aufgaben erledigt? Dann haben Sie einen Punkt weniger in Ihrem Abschlussbericht zu bedenken. Ansonsten fassen Sie alle losen Enden in einer Liste zusammen. Führen Sie die Gründe an, warum die Aufgaben offen geblieben sind.

Der Abschlussbericht hat im wesentlichen zwei Ziele:

  1. Berichtslegung gegenüber dem Auftraggeber (firmenintern ist z.B. die Geschäftsführung Ihr Auftraggeber)
  2. Rückschau über Erfolge und Fehler: Was funktioniert gut? Was können wir das nächste Mal besser machen?

Halten Sie sich diese beiden Punkte beim Verfassen des Berichts vor Augen. Folgende Zusammenstellung kann Ihnen zusätzlich als Anhaltspunkt dienen:

  1. Wie lautete der Auftrag?
  2. Welche Ressourcen wurden bereitgestellt (Personal; Material; Zeit)?
  3. Welche Ausgangslage fanden Sie und Ihr Team vor?
  4. Welche Meilensteine zu welchen Terminen wurden festegelegt?
  5. Zu welchen Zeiten gab es Zwischenberichte und wurde der Projektablauf dadurch verändert?
  6. Konnte der Zeitplan eingehalten werden? Wenn nein, warum nicht?
  7. Mussten Ressourcen im Nachhinein verändert werden?
  8. Welche Probleme traten auf und wie wurden sie gelöst?
  9. Welche offenen Aufgaben gibt es noch und wer kümmert sich darum?
  10. Wie bewerten Leitung und Auftraggeber das Ergebnis?
  11. Verbesserungsvorschläge und Erfahrungen für die Zukunft

2. Präsentation für Auftraggeber

In einem formellen Meeting präsentieren Sie die Teile Ihres Berichts, die für den Auftraggeber wesentlich sind. Wenn Sie in regelmäßigen Meetings den Auftraggeber über den Zwischenstand informiert haben, wird es wahrscheinlich keine wesentlichen Differenzen geben. Mit der Anerkennung der Abschlusspräsentation sind Sie und Ihr Team entlastet. Das ist wichtig, falls doch noch Nachbesserungen gewünscht werden.

3. Dokumentation

Gerade die Dokumentation wird als ungebliebtes Papierwerk auf später verschoben. Mit der Zeit verblasst die Wichtigkeit und irgendwann ist es zu spät. Die gemachten Erfahrungen sind vergessen, manche Teammitglieder gar nicht mehr in der Firma, die Dokumente verstreut….

Bennenen Sie gleich zu Beginn eine oder mehrere Personen, die die Dokumentation zusammenstellen werden und setzen Sie auch einen Zeitpunkt fest. So können die Verantwortlichen schon während es Projekts die entsprechenden Dokumente sammeln und ordnen.

Damit nicht nur besinnungslos gesammelt wird, legen Sie fest, was genau in die Dokumentation gehört. Denn: auch das Weglassen von überflüssigem Material entscheidet über eine hilfreiche und sinnvolle Dokumentation.

Folgende Dokumente sollten auf jeden Fall in die Dokumentation:

  1. Offizielle Dokumente über den Auftrag
  2. Zwischenberichte
  3. Besprechungsprotokolle der Meetings mit dem Auftraggeber
  4. Besprechungsprotokolle des Teams
  5. Materiallisten (z.B. ab einem bestimmten Einkaufswert)

4. Ressourcen freigeben

Alle Ressourcen, die für das Projekt gebunden waren, können jetzt offiziell freigegeben werden. Meist handelt es sich um personelle Ressourcen. Entlasten Sie die Teammitglieder und informieren Sie die jeweiligen Abteilungsleiter.

Und jetzt haben sich alle eine Feier verdient. Planen Sie Feier nicht zu lange nach dem Abschluss, sonst sind alle Synergien zwischen den Teammitgliedern verpufft und die Energien schon zu sehr in andere Projekte gebunden.

 

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Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING