„Zu oft kontrolliert unser E-Mail-Client wie ein Sklavenhalter den Arbeitsrhythmus, und der Drang zum ständigen Nachsehen und Drücken des Empfangen-Knopfes ist oft schon suchtartig. Schraubt man die E-Mail-Nutzung und das Surfen im Internet um ein Drittel herunter, bringt das viel zusätzliche Zeit für produktives Schaffen”, behauptet Autorin Anitra Eggler in ihrem neuen Buch „E-Mail macht dumm, krank und arm“
Wie kommen Mitarbeiter aus dieser Falle heraus? Ihnen einfach Outlook und Browser vor die Nase zu setzen, ohne dazu gewinnbringende Arbeitsweisen und eine gute Methodik anzubieten, ist zu wenig. Privates vermischt sich in der Arbeitszeit mit Beruflichem und führt zu viel vergeudeter Zeit. Surfen
Tatsächlich ist es mit einfachen Mitteln möglich, Mitarbeiter von schlechtem E-Mail- und Surf-Verhalten abzubringen. Der Gewinn ist riesig und führt schnell zu einem hohen Return On Investment. Die wichtigste Maßnahme ist, die Mitarbeiter in eine gute Arbeitsmethodik und einen effizienten Workflow einzuschulen. Surfen
ProWork® ist eine Methode, die genau diese Problematik aufgreift. Dabei lernen Mitarbeiter alle neuen Informationen – sei es E-Mails, gelesene Webseiten, Briefe, Faxe, Sprachnachrichten, etc. – nach dem gleichen Workflow zu verarbeiten. Immer wird zuerst und sofort überprüft, ob die Information arbeitsrelevant ist und ob etwas getan werden muss. Und wenn ja, wird auch gleich entschieden, was. Genau diese Entscheidung ist wichtig, weil man sonst das Gefühl, dass etwas zu tun ist, nicht los wird. Die Folge ist ein Kopf voller Ramsch und fehlende Konzentration für die Aufgabe, die eigentlich gerade dran ist. Surfen
Handlungsentscheidungen sollten auch nach System gesetzt werden. Die Informationsquelle selbst, i.e. der E-Mail-Eingang, ist nicht als Übersicht geeignet, um Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden oder Prioritäten von weniger dringlichen Angelegenheiten zu trennen. Allein die ominöse Markierung „Rote Fahne“, sagt nichts darüber aus, was dran ist – mit der Folge, dass Sie später das E-Mail nochmals lesen und darüber nachdenken müssen, was Sie eigentlich damit tun wollten. Daher sollten Handlungsentscheidungen in ein anderes System transferiert werden – vorzüglich in Aufgaben- und Projektlisten. Surfen
Im ProWork® Kurs lernen Mitarbeiter, wie aus E-Mails und Informationen aus anderen Quellen Handlungsentscheidungen entstehen und diese schnell und effizient in ein System aus Aufgaben und Projekten eingebracht werden. Das ist, gewusst wie, mit wenig Zeitaufwand verbunden und bringt erhebliche Vorteile mit sich. Dadurch schiebt sich der Fokus weg von „Posteingängen“ hin zu „Arbeitslisten“, was die ständige Ablenkung und den Drang zum wiederholten Drücken des Empfangen-Knopfes beseitigt. Die beste Suchtprävention ist, Verhaltensweisen einzuüben, die zu einem produktiven Arbeitsrhythmus führen.Surfen
Anita Eggler legt z.B. Wert darauf, den Arbeitstag offline zu beginnen, fixe E-Mail-Öffnungszeiten zu definieren und das anderen auch mitzuteilen. Mit ProWork® wird das zur Selbstverständlichkeit. Der richtige Umgang mit E-Mail, Kalender und Aufgaben wird gelernt und bringt laut Untersuchungen im Durchschnitt 66 Minuten Zeitgewinn pro Mitarbeiter und Tag. So rentieren sich die zwei Tage Schulung schnell und schaffen noch dazu Stressentlastung für den einzelnen Mitarbeiter!
Über den Autor Göran Askeljung
Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING