…und wie kriegen wir sie wieder raus?

Ein ganz normaler Morgen: Sie stehen auf, gehen ins Bad und Ihr Blick fällt auf den vollen Wäschekorb. Leider haben Sie verschlafen und können sich jetzt nicht darum kümmern. Außerdem stellen Sie fest, dass Sie gar kein Waschpulver mehr haben. Beim Verlassen der Wohnung erinnern Sie sich daran, dass Sie ja eigentlich das große Urlaubsfoto rahmen lassen wollten. Dafür hätten Sie aber gestern das Foto vom Fotolabor holen müssen. Schon reichlich entnervt (und das erst eine dreiviertel Stunde nach dem Aufstehen) sprinten Sie zur U-Bahn.

Beim Durchblättern der Gratiszeitung fällt Ihr Blick auf die Supermarktwerbung: nächste Woche gibt es Gemüse- und Kräutersamen. Die wollen Sie für Ihren Balkon kaufen. Dafür brauchen Sie natürlich auch Erde und Töpfe. Ihre Haltestelle kommt. Sie steigen aus und marschieren ins Büro. Auf dem Weg denken Sie darüber nach, was Sie heute zu erledigen haben: die Präsentation für die Messe vorbereiten; Ihren Urlaubsantrag einreichen; die Unterlagen für die heutige Besprechung zusammenstellen; die Ablage erledigen.

Freier Kopf? Schön wär’s.

Wir halten hier an.

Wir sammeln innere Aufträge

Es ist ungefähr 8.55 und in Ihrem Kopf schon ganz schön rundgegangen. Allein bis zum Erreichen des Arbeitsplatzes haben sich dort vier “Spinnen” festgesetzt. Unter “Spinnen” versteht ProWork® alle Aufgaben, die unerledigt sind und deshalb in uns arbeiten, bis wir sie erledigt haben. Der Wäschekorb, das Waschpulver, das zu rahmende Foto und die Kräutersamen – das sind innere Aufträge, die Sie sich gegeben haben. So ein innerer Auftrag kann noch viel banaler sein: eine benutzte Kaffeetasse, die wir in der Früh auf dem Tisch haben stehen lassen, kann uns unter Umständen den ganzen Tag verfolgen. Bis zu dem Zeitpunkt, wo wir heimkommen und sie endlich in die Spülmaschine räumen können. Der Gedanke kann einfach immer und immer wieder aufploppen und unterbricht uns in unserer Arbeit. Um wieder genügend Konzentration zu sammeln, müssen wir Energie und Zeit investieren.

Natürlich haben wir ständig unerledigte Aufgaben auf unserer Agenda. Aber wir können unseren inneren Auftrag (Verpflichtung) in ein äußere System übertragen. Das macht den Kopf frei und hilft uns, uns auf unsere aktuelle Aufgabe zu fokussieren.

ProWork® ist ein fünfstufiges Organisationssystem, dass genau das bietet. Es

  1. nimmt Ihnen Ihre Kopfspinnen ab
  2. strukturiert die Aufgabenabläufe in einzelne Handlungsschritte
  3. klärt, wann und wo Sie diese Handlungsschritte erledigen
  4. hilft Ihnen, Ihren Fortschritt festzustellen und eventuelle Korrekturen vorzunehmen
  5. hilft Ihnen, zu entscheiden, welcher Aufgabe Sie sich am Besten zuwenden sollten

In fünf Schritten zum freien Kopf

Schritt 1 – lückenlos notieren

In unserem Beispiel sollten Sie sich sofort alle vier inneren Aufträge aufschreiben. In dem Moment, in dem sie auf dem Papier stehen, sind sie schon aus dem Kopf verschwunden. Man muss jetzt nicht soweit gehen, auch die benutzte und nicht verräumte Kaffeetasse zu notieren. Aber tätsächlich: wenn Sie merken, dass eine Kaffeetasse Ihre Gedanken zu sehr okkupiert, sollten Sie genau das vielleicht machen.

Bei sowenig komplexen Dingen, wie Kräutersamen kaufen, muss natürlich keine Zerlegung in Handlungsschritte erfolgen. Sie haben allein durch die Notiz für einen freien Kopf gesorgt.

Anders sieht es bei der Messepräsentation aus.

Schritt 2 – Einzelne Schritte

Welche einzelnen Schritte müssen erledigt werden, um am Ende eine spannende und informative Präsentation halten zu können? Das könnten z.B. sein:

  • Internetrecherche
  • Recherche zu den Ausstellern und Besuchern der Messe
  • Fragenkatalog erstellen: was wird meine Zuhörer interessieren?
  • Kollegen befragen, die letztes Jahr auf der Messe waren
  • Lektüre der gesammelten Informationen
  • Termin beim Leiter des entsprechenden Forschungsinstituts
  • und und und

Schritt 3 – Wann und wo?

Wann und wo sollten die einzelnen Handlungsschritte am sinnvollsten erledigt werden? Zu welchem Zeitpunkt müssen sie erledigt sein? Muss Ihnen jemand zuarbeiten?freier Kopf

Mit dem ProWork® System können Sie jeden einzelnen Schritt so kategorisieren, dass er zum bestmöglichen Zeitpunkt erledigt werden kann. Dabei legt die Methode besonderen Wert auf die Frage wo, oder womit man sich einer Aufgabe zuwendet: @Handy, @Laptop, @Büro, @ZuHause, @Unterwegs.freier Kopf

Übertragen auf unser Beispiel, könnte das so aussehen:

  • Internetrecherche: @Büro
  • Recherche zu den Ausstellern und Besuchern der Messe: @Büro
  • Fragenkatalog erstellen: was wird meine Zuhörer interessieren-Brainstorming: @ZuHause
  • Kollegen befragen, die letztes Jahr auf der Messe waren. @Büro
  • Lektüre der gesammelten Informationen: @Büro, @ZuHause
  • Termin beim Leiter des entsprechenden Forschungsinstituts: @Handy
  • Foto abholen: @Unterwegs
  • Kräutersamen: @Unterwegs

Schritt 4 – Wöchentlicher Rückblick/Vorschau

Alles, was sich in der aktuellen Woche zusätzlich an Aufgaben angesammelt hat, wird am Ende der Woche neu bewertet, kategorisiert und in das System eingebracht. Dazu sollte man sich einige Zeit freinehmen, sozusagen als Termin mit sich selbst.freier Kopf

Schritt 5 – Aufgaben erledigen

Befreit von allen Spinnen im Kopf, können Sie entscheiden, welcher Ihrer Aufgaben Sie sich zuwenden wollen – je nach Priorität, Energie und zeitlicher Verfügung.

In unserem Beispiel kommen Sie nun also nach einem eher hektischen Morgen an ihrem Arbeitsplatz an. Sie merken, Sie brauchen noch etwas Zeit, um Ihre volle Konzentration zu erreichen und entscheiden sich dafür, die Aussteller und die Besucherstruktur der Messe herauszufinden. Dazu reicht ein Blick auf die Homepage des Veranstalters. Danach möchten Sie einen Teil des Tagesgeschäfts erledigen, um sich dann ganz in Ruhe auf die Internetrecherche zu konzentrieren.

Wenn Sie sich mit ProWork® vertraut gemacht haben, haben Sie ein System an der Hand, dem Sie Ihre großen und kleinen Spinnen anvertrauen können und das so Ihren Kopf frei hält. freier Kopf

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING