Nicht alles selbst machen, sondern Aufgaben zu delegieren, die andere (vielleicht sogar besser) erledigen können, ist ein wichtiger Schritt, wenn Sie mehr Zeit gewinnen und sich entlasten wollen. Allerdings bringt das nur etwas, wenn Sie effizient delegieren. Zunächst einmal gilt es zu klären, welche Ihrer Aufgaben sich überhaupt delegieren lassen und welche Sie in jedem Fall selbst erledigen sollten.

Welche Aufgaben lassen sich gut delegieren?

Diese Aufgaben können Sie getrost an andere abgeben.

Aufgaben wie die folgenden eignen sich gut zum Delegieren:

  • Routineaufgaben, die immer wieder kommen
  • komplexe Aufgaben, die spezielles Know-how erfordern (die lassen Sie von Spezialisten erledigen)
  • Aufgaben, die Sie gut vorbereitet haben und die sich zum Beispiel gut anhand einer Checkliste abarbeiten lassen
  • Aufgaben, die zwar erledigt werden müssen, aber keine hohe Priorität haben

Welche Aufgaben eignen sich nicht zum Delegieren?

Diese Aufgaben sollten Sie im Normalfall nicht an andere delegieren.

Diese Aufgaben sollten Sie selbst erledigen und nicht delegieren:

  • Führungsaufgaben
  • Ihre wichtigen Aufgaben (Priorität A)
  • vertrauliche Dinge
  • Aufgaben mit hoher Außenwirkung
  • Aufgaben, die zur Lösung von Krisensituationen nötig sind

Delegieren richtiggemacht

Nutzen Sie diese Checkliste, wenn Sie eine Aufgabe delegieren.

Wenn Sie Aufgaben delegieren, klären Sie unbedingt für sich und dann mit der Person, der Sie die Aufgabe anvertrauen, die folgenden Punkte:

  • Was soll getan werden?
  • Wofür brauchen Sie die Ergebnisse der Aufgabe? Wer soll die Aufgabe übernehmen?
  • Wie soll die Aufgabe erledigt werden (Umfang, Details, Kompetenzen, etc. klären)?
  • Wann soll die Aufgabe erledigt sein?
  • Wo sind die notwendigen Unterlagen zu finden?
  • Wer hat eventuell schon Vorarbeiten geleistet?
  • Wer hat die notwendigen Informationen?

Wer soll die Aufgabe erledigen?

Übertragen Sie nicht immer dem gleichen Mitarbeiter die unangenehmen Aufgaben bzw. die besonders begehrten.

Grundsätzlich sollte natürlich die Person die Aufgabe übernehmen, die dafür am besten geeignet ist und die dafür auch Zeit hat. In der Praxis wird es oft so sein, dass die fachlich am besten qualifizierten Personen für die Aufgabe keine Zeit haben – oder dass es betriebswirtschaftlich unsinnig wäre, wenn sie die Aufgabe übernehmen.

Die Auswahl wird also meist ein Kompromiss sein. Wichtig dabei sind aber zwei Punkte:

  1. Übertragen Sie unangenehme Aufgaben nicht immer dem gleichen Mitarbeiter. Sonst wird er verständlicherweise schnell unzufrieden.
  2. Bevorzugen Sie umgekehrt auch niemanden und übertragen Sie nicht regelmäßig dem gleichen Mitarbeiter die interessanten Aufgaben. Damit demotivieren Sie die anderen im Team und schaffen eine schlechte Stimmung.

Knappe Fristen für unmotivierte Mitarbeiter

Geben Sie insbesondere unmotivierten Mitarbeitern knappe, aber realistische Fristen.

Wenn Sie Aufgaben delegieren, räumen Sie unmotivierten Mitarbeitern knappe, aber realistische Fristen ein. Die Aufgabe füllt erfahrungsgemäß die dafür verfügbare Arbeitszeit: Wenn Sie für die Aufgabe vier Stunden veranschlagen, wird Ihr Mitarbeiter vier (vielleicht mehr) Stunden brauchen; wenn Sie ihm sechs Stunden geben, braucht er diese sechs Stunden oder mehr.

Tipp für hartnäckige Fälle

Nutzen Sie den Wunsch Ihrer Mitarbeiter, pünktlich Feierabend zu machen.

Wenn der Mitarbeiter, dem Sie eine Aufgabe übertragen wollen, Fristen selten einhält, hilft dieser Trick: Geben Sie die Aufgabe am Nachmittag in Auftrag und sagen Sie, dass Sie das Ergebnis pünktlich um 9 Uhr am nächsten Tag brauchen. Lassen Sie sich überraschen, wie viel Energie der Wunsch, pünktlich Feierabend zu machen, selbst in unmotivierten Mitarbeitern freisetzen kann.

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING