Virtuelle Teams – Arbeiten in verschiedenen Zeitzonen

Mal schnell zur Kollegin rübergehen und sie fragen, woher die Zahlen im Bericht stammen? Kurzfristig eine Besprechung ansetzen, um den anstehenden Messebesuch zu planen? Auf einen Sprung zum Kollegen, um ihm seine Frage persönlich zu beantworten? Klar, das gehört zum ganz normalen Büroalltag. Wir alle haben aber auch inzwischen Kolleginnen und Kollegen, die nicht mit uns im gleichen Gebäude sitzen. Wir arbeiten mit Menschen zusammen, die sich nicht nur in anderen Ländern, sondern auch in völlig anderen Zeitzonen befinden. Und irgendwie kriegen wir das auch ganz gut hin, die Sache mit der Kommunikation. Mal bleibe ich halt länger im Büro, mal steht der andere eben früher auf, damit wir uns telefonisch auf den neuesten Stand bringen können. Virtuelle Teams sind inzwischen normal, brauchen aber trotzdem besondere Voraussetzungen. Office 365. 

“Ich habe noch einen Call” heißt nicht einfach: “Ich muss nochmal telefonieren.” Es heißt auch automatisch, da darf jetzt nichts anderes dazwischenkommen. Denn der Call ist eine verbindliche Verabredung. Vermutlich mit jemandem aus einem anderen Land. Sie sehen schon, die 1:1 Kommunikation (also zwischen nur zwei Menschen) braucht bei örtlich und zeitlich weit verstreuten Teams gute Planung und gutes Zeitmanagement. Office 365. 

Kommunikation – aber mit Maß und Ziel

Für eine gute Kommunikation unter diesen Bedingungen, braucht es als Basis einen Kommunikationsplan. Der sollte festlegen:

• in welchen Abständen finden Besprechungen statt und in welche Konstellationen und auf welchen Kanälen
• welche  Unterteams gibt es und welche Fragen werden nur in diesen Unterteams behandelt
• wer ist Sprecher/Sprecherin der Unterteams
• wer ist wann zu erreichen
• und natürlich: die Kontaktdaten aller Teammitglieder und deren Aufgabe

Der teilweise massive Zeitunterschied in virtuellen Teams bringt eine große Versuchung mit sich: weil wir unsere Fragen und Überlegungen schnell aus dem Kopf habe wollen, schreiben wir schnell eine e-Mail. Abgeschickt. Jetzt liegt der Ball schon beim anderen. Wenn Sie in einem dispersen Team arbeiten, schonen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen. Überlegen Sie gut, ob die Mail jetzt wirklich notwendig ist. Sie können sie ja erstmal als Entwurf behalten.

Virtuelle Meetings sind anstrengend. Sie fordern viel mehr Konzentration. Deshalb sollten sie wirklich nur stattfinden, wenn nötig. Sonst häufen sich Absagen. Nötig kann ein Meeting nicht nur sein, weil es konkrete Dinge zu besprechen gibt, sondern auch um schlicht in Kontakt zu bleiben.

Videogespräche sind gewöhnungsbedürftig. Die Bildqualität ist oft schlecht und die Übertragung verzögert. Trotzdem: achten Sie darauf, Ihre Kolleginnen und Kollegen auch regelmäßig zu sehen. Viele Facetten, wie z.B. Humor, leben ganz wesentlich von unserer Mimik und Gestik. Office 365. 

Organisieren und organisieren lassen

Als Führung eines weit verzweigten Teams haben Sie einen besonderen Spagat zu leisten: einerseits brauchen Ihre Teammitglieder eine klare Organisation, andererseits müssen Sie mehr Vertrauen in sie haben, als in einem rein lokalen Unternehmen. Ihre Ansprechpartner werden in erster Linie Ihre Kollegen und Kolleginnen vor Ort sein – nicht die Teammitglieder in allen anderen Teilen der Welt.

Das Vier-Augen-Prinzip hat sich sehr bewährt (oder auch peer review). Überlegen Sie, wer mit wem als peer zusammenarbeiten sollte. Dabei müssen nicht nur fachliche Aspekte eine Rolle spielen. Manchmal ist es sinnvoller, fachfremd zusammenzuarbeiten. So kommen Unklarheiten am schnellsten zu Tage.

Die Zuverlässigkeit kann unter der Entfernung sehr leiden. Viele Menschen, die in dispersen Teams arbeiten, leiden unter der Unverbindlichkeit ihrer Kolleginnen und Kollegen. Die große Entfernung führt nicht selten zu größerer Unverbindlichkeit. Überlegen Sie sich als Teamleitung, welche Kompetenzen Ihre Mitglieder brauchen, damit sie mit säumigen Kollegen besser umgehen können. Andernfalls müssen Sie sich um jeden ausständigen Bericht selbst kümmern.

Für eine glatte Organisation werden Sie eine klar strukturierte Plattform brauchen. Achten Sie darauf, dass alle Teammitglieder gut eingeschult sind und das ganz klar ist, welche Werkzeuge der Plattform genutzt werden. Unsere Empfehlung lautet Microsoft Office 365.

Gemeinsames Ziel – unternehmerisch und menschlich

“Ein gemeinsames Ziel? Ist doch ein alter Hut!” Richtig. Das gemeinsame Ziel braucht man inzwischen nicht mehr als Wundermittel propagieren. Ihr Team muss wissen, wofür es tut, was es tut. Für jedes einzelne Teammitglied gilt das ganz genauso. Formulieren Sie neben dem Endziel unbedingt auch die Etappenziele. Im Alltag verlieren wir leicht die Marschrichtung aus den Augen. Womit wir uns beschäftigen scheint dann plötzlich völlig losgelöst vom großen Ganzen. Etappenziele sind die beste Möglichkeit, das zu verhindern.

Gut – ein gemeinsames Ziel ist ein alter Hut. Aber haben Sie auch schon darüber nachgedacht, dass auch Respekt zum gemeinsamen Ziel gehören sollte? Gerade virtuelle Teams, die ja auch große kulturelle Unterschiede mit sich bringen, brauchen ein eindeutiges Bekenntnis zu einem respektvollen und toleranten Umgang. Machen Sie klar, dass Sie Wert darauf legen. Damit die Do’s und Dont’s klar sind, erarbeiten Sie am besten mit Ihrem Team einen Leitfaden für den Umgang miteinander. Office 365. 

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING

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