Die Tatsache, dass wir alle mittlerweile einen Großteil unseres Schriftverkehrs via E-Mail abwickeln, heißt nicht, dass rund zehn Jahre nachdem Mail zur Alltagskultur wurde, auch eine entsprechende Mailkultur herrscht.

Welche Mailgewohnheiten man mit Freunden pflegt, ist Privatsache, die sich jeder mit seinem Gegenüber ausmachen soll. Aber für den beruflichen Einsatz lohnt sich qualifizierter Umgang schon aus einem einzigen Grund: Der Ärger über eine schlechte Mail ist beim Empfänger nur kurz, aber dauerhaft beim Absender, der seinen Zweck nicht erreicht.

Aussagekräftige Betreffzeile

Absender und Betreffzeile entscheiden über die weitere Chance einer Mail, beachtet zu werden. Unabhängig von der tatsächlichen Mailadresse ermöglicht jedes Mailprogramm einen klar wiedererkennbaren Absender mitzusenden, am besten Vor- und Zuname oder die Marke.
Die Betreffzeile wird als Kommunikationsmittel grob unterschätzt: Wenn sie nicht überhaupt leer bleibt, enthält sie so nichtssagende Worte wie „Termin“, statt gleich zu sagen: wann, wo, mit wem. Bei Antworten sollte man die wesentlichen Punkte (Zusage, Verschiebung) gleich in die veränderte Betreffzeile aufnehmen; das spart Zeit und fällt auf.

Eine ordentliche Signatur,

die vom Mailprogramm angehängt wird, gibt wie eine gute Visitenkarte eindeutige Auskunft über den Absender und alle nötigen Kontaktadressen — hilfreich für alle späteren Kontakte und eine Chance, permanent im Adressbuch des Empfängers zu landen. Es ist auch möglich eine elektronische Visitenkarte mitzuschicken.

Der wesentliche Text soll in der Mail stehen, das Wichtigste in den ersten Zeilen.

Oft ist es besser, statt einer langen Mail (die mehr Zeit zur Bearbeitung braucht) mehrere kurze Mails zu schreiben, das erhöht die Aussicht auf Antworten. Ein Ärgernis sind Mails mit „Info in der angehängten Datei“. Das erfordert vom Empfänger einen getrennten Vorgang, der Zeit kostet; und in Hinblick auf Würmer und Viren können Dateianhänge als unfreundlicher Akt interpretiert werden.

Verwenden Sie Anhänge mit Vorsicht und nur dann, wenn es wirklich nötig ist.

Reiner Text gehört in die Mail selbst, Bilder, PDFs, Word-Dateien sollten nur mit (vermutlichen) Einverständnis des Empfängers zugeschickt werden. Dateien mit nicht geläufigen Formaten sind ein unsittliches Angebot: Vernünftiges Sicherheitsverhalten verbietet es, so etwas aufzumachen — also sollte man es auch nicht unaufgefordert verschicken.

Nicht zu unkonventionell

Mails haben einen immensen Vorteil, der zugleich ihr großer Nachteil ist: Sie können per Knopfdruck mühelos weitergeleitet werden. Da diese Kommunikationsform so einfach und schnell ist, Groß- und Kleinschreibung häufig vernachlässigt wird und auch sonst der Schreibstil unkonventionell ist, wird der Inhalt häufig weniger genau kontrolliert als bei einem offiziellen Brief. Doch einmal abgeschickt, ist die Mail der Kontrolle des Absenders völlig entzogen. Mails können sich blitzartig verbreiten, vor allem an die falschen Empfänger; darum empfiehlt es sich, nichts zu schreiben, mit dem man eines Tages nicht konfrontiert werden will — selbst wenn der Empfänger ein guter Freund ist.

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING