Übungssache Ordnung: Der Schreibtisch als Hantel

Ordnung am Schreibtisch? Kennen Sie irgendjemanden, der davon schwärmt, dass er letztens ewig nach einem bestimmten Dokument gesucht hat? Der begeistert berichtet, wie sehr ihn die Papierstapel auf seinem Schreibtisch bei der Arbeit beflügeln? Der sich schon darauf freut, endlich wieder die schwankenden Ablagestapel abarbeiten zu können? Nein? Ja, das habe ich mir gedacht.

Zugegeben, die Frage ist schon fast nicht mehr suggestiv, so platt ist sie. Worauf ich hinaus möchte ist: niemand mag sich mit diesen Sachen herumschlagen, aber so wenige sind bereit, sich wirklich auf den Weg zu machen und etwas zu verändern. Ich möchte Sie heute einladen sich zu trauen, es sich einfach zu machen. Ja, tatsächlich gehört dazu Mut. Mut das vermeintlich Bewährte hinter sich zu lassen und ein Experiment zu wagen. Ein Experiment übrigens, dass andere täglich erfolgreich machen. Denn Sie werden sicher Kolleginnen oder Kollegen kennen, deren Schreibtische immer aufgeräumt sind; die ihre Papiere strukturiert haben und immer alles bei der Hand haben. Ordnung am Schreibtisch

Sie haben doch schon ein Ziel – machen Sie den ersten Schritt

Warum sind Sie auf dieser Seite gelandet? Aller Wahrscheinlichkeit nach, weil Sie Ihren Arbeitsalltag besser organisieren wollen und weil Sie auf der Suche nach Werkzeugen dafür sind. Also haben Sie schon ein Ziel vor Augen, dass Sie erreichen wollen.

Die meisten meiner Seminareilnehmer spüren im täglichen Arbeiten großen Druck. Sie haben das Gefühl, mit der Arbeit nie fertig zu werden, immer hinterher zu hinken, ständig abrufbereit sein zu müssen und im Chaos zu versinken. Wenn sie dann in unseren ProWork® Workshops und Seminaren zusammenkommen und ihre Probleme schildern, findet ein großes Kopfnicken statt – denn im Grunde laborieren alle an den gleichen Grundübeln.

Ich komme ja in viele Büros und sehe jede Menge unterschiedlicher Arbeitsplätze. Häufig begegnen mir dabei überladene Schreibtische; Papierstapel und Zeitungsberge auf dem Boden; Arbeitsflächen, die unter Post-Its verschwinden; Regale, deren Fassungsvermögen bereits weit überschritten ist; Ablagefächer, die überquellen; Magnettafeln und Pinnwände, die mehrere Schichten an Zettelwerk verzweifelt versuchen festzuhalten.

Kommt Ihnen das eine oder andere bekannt vor? Ich kann Ihnen aus Erfahrung sagen, an einem solchen Arbeitsplatz müssen Sie sehr viel Zeit und Energie investieren, um überhaupt anfangen können zu arbeiten. Zeit und Energie, die Sie deutlich besser verwenden könnten.Ordnung am Schreibtisch

Die Routine erspart das Überlegen

Die gute Nachricht: Ordnung kann man lernen. Es gibt viele kleine Schritte, die man täglich üben kann. Wenn Sie dran bleiben, können Sie sich schon in ein paar Wochen freuen, dass Sie eine Routine entwickelt haben. Dann können Sie einen ersten Trainingserfolg verbuchen. Wenn Sie Sport treiben, hilft Ihnen die Vorstellung vielleicht, dass Sie einen Muskel trainieren. Ich nenne den Muskel, den Entscheidungsmuskel. Denn Unordnung entsteht immer dann, wenn man eine Entscheidung über einen Gegenstand, eine Aufgabe oder ein Dokument verschiebt. Ordnung am Schreibtisch

Die Entscheidungen

Wenn Sie sich jetzt schonmal entschieden haben (ohnehin die wichtigste Entscheidung), Ihren Arbeitsplatz neu zu organisieren, damit Sie es leichter haben, dann ist es sinnvoll eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten.

1. Entscheidung: Womit fange ich an?

Suchen Sie sich eine Kategorie, die Ihnen viel Platz schafft bei gleichzeitig geringem Zeitaufwand. Für den Anfang brauchen Sie gut sichtbare Erfolge. Ich rate daher ab, mit den Ablagestapeln zu beginnen. Vielleicht fangen Sie mit den Schuladen an, oder mit Ihrer Schreibtischoberfläche.

2. Entscheidung: Was bleibt

Leeren Sie die Schubladen vollständig und fragen Sie sich bei jedem Gegenstand “Ist er mir für meine Arbeit nützlich.” Überlegen Sie nicht, ob er Ihnen vielleicht irgendwann mal nützlich sein könnte. Wenn Sie beginnen zu überlegen, ist das schon fast ein Nein. Seien Sie mutig, stehen Sie zum Nein und fällen die entsprechende Entscheidung: der Gegenstand darf gehen.

3. Entscheidung: Wo kommt es hin

Suchen Sie für alles, was Sie in Ihrer Arbeit unterstützt und für Ihre Tätigkeit notwendig ist, einen Ort. Überlegen Sie, wie oft Sie etwas brauchen: täglich, wöchentlich, einmal im Monat etc. Je öfter Sie etwas brauchen, desto näher sollten Sie es aufbewahren. Achten Sie auch darauf, dass Sie alles möglichst mit nur einem Griff zur Hand haben. Vermeiden Sie es Dinge übereinander oder hintereinander aufzubewahren. Das Buch in der zweiten Reihe ist sinnlos – trennen Sie sich davon.

Alles hat seinen Platz und alles hat nur einen Platz

Wenn Sie diese Regel beherzigen – und ich weiß, am Anfang wird das eine Herausforderung – können Sie sich für alle Zukunft lange Aufräumeinheiten und halbherzige Ordungsversuche sparen. Ordnung am Schreibtisch

4. Entscheidung: Kein Zurück

Wenn Sie sich Ihren Wunscharbeitsplatz dann erarbeitet haben, heißt es den Zustand erhalten. Da ja jetzt jedes Ding seinen Platz hat, müssen Sie die Sachen nach Gebrauch nur noch wegräumen. Das mühsame Überlegen “Wohin damit” ist jetzt nicht mehr nötig. Aber natürlich kommen auch immer neue Dinge herein: neue Dokumente; neue Zeitschriften; neue Werbegeschenke; neue e-Mails. Gewöhnen Sie sich an, über diese Sachen sofort zu entscheiden. Also:

  • ist es mir nützlich und ist es notwendig für meine Aufgaben?
  • wo ist der richtige Platz dafür?

Fangen Sie nicht an, wieder einen “Vielleicht-ich-weiß-jetzt-noch-nicht-da-kümmere-ich-mich-später-drum” Ort zu suchen und zu füllen. Wenn Sie ein paar Wochen konsequent bleiben, werden Sie merken, dass es Ihnen zunehmend leichter fällt. Irgendwann ist Ihr Entscheidungsmuskel so gut trainiert, dass er ganz von selbst aktiv wird.Ordnung am Schreibtisch

Ein paar Tipps zum Starten finden Sie hier.

Ihnen fehlt die Zeit? Dann kann es sinnvoll sein, das Aufräumen und Organisieren auszulagern und einen Ordnungsexperten zu engagieren. Es gibt sie also doch – die Menschen die sich gerne durch Papiere wühlen und Ablagestapel organisieren.

 

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING