Arbeitsorganisation: Termine und To-Dos – bitte nicht mischen

Gehören Sie auch zu den Menschen, die alles, was ihnen durch den Kopf geht – alle To-Dos, alle Ideen, alle Termine – in ein und demselben System notieren? Im Kalender? Und gehören Sie vielleicht auch zu den Menschen, die sich öfter durch ihren Kalender unter Druck und desorganisiert fühlen? Fragen Sie sich dann, warum der Gegenstand, der eigentlich der Kontrolle dient, plötzlich völlig außer Kontrolle gerät? Feilen Sie ständig an Ihrer Arbeitsorganisation?

Das beste Werkzeug versagt, wenn es für die falsche Aufgabe eingesetzt wird

Sie sind nicht allein. Der Kalender ist ein wirklich gutes Werkzeug. Allerdings eben nur für eine bestimmte Aufgabe. So wie der Hammer nur zum Hämmern das beste Werkzeug ist, beim Schrauben aber versagt.

Naja, der Vergleich ist reichlich plakativ, aber er dient dazu, dem Kalender den Stellenwert zu geben, der sinnvoll ist: als Werkzeug für eine einzige Aufgabe.

In unseren ProWork® Seminaren ist es einer der Kernaussagen: im Kalender werden lediglich Termine festgehalten.

Was? Sonst nichts? Keine Erledigungen? Keine Telefonanrufe? Keine Notizen?

Der Unterschied von “Am” und “Bis”

Ganz genau. Nichts davon. Nur Termine. Der Grund: Der Kalender ist ein Instrument, dass Dinge zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt an einem ganz bestimmten Tag festlegt. Also sozusagen ein Am-Instrument.

Erledigungen, Telefonanrufe und andere To-Dos sind aber meist mit einem Fälligkeitsdatum verbunden, brauchen also ein Bis-Instrument.

Überlegen wir mal, welche Möglichkeiten wir haben, To-Dos in den Kalender einzutragen:

• am Fälligkeitstermin
• einzelne Schritte zu den jeweiligen Fälligkeitsterminen
• jeden Tag bis zum Fälligkeitstermin

Wenn wir uns jetzt vor Augen führen, was das im Einzelnen heißt, dann merken wir schnell, dass wir versuchen mit einem Hammer Schrauben festzudrehen.

Am Fälligkeitstermin

Meist haben wir ja ungefähr im Kopf, was zu erledigen ist. Aber wie oft ist es Ihnen schon passiert, dass Sie auf den aktuellen Tag in Ihren Kalender blicken und da auf etwas stoßen, das eigentlich erledigt hätte sein sollen? Oder Sie machen vielleicht sogar eine Wochenplanung. Selbst dann kann es passieren, dass Sie nicht mehr genug Zeit haben, die Aufgabe gewissenhaft und sorgfältig zu erledigen. Ihr Kalender stößt Sie dann lediglich auf ein Versäumnis, statt Sie in Ihrer Planung zu unterstützen.

Einzelne Schritte

Wenn Sie eine große Aufgabe in einzelne Schritte unterteilen, sind Sie schon mal vor den ganz großen Überraschungen gesichert. Aber im Grunde genommen gilt hier das Gleiche wie im vorherigen Punkt. Zudem zieht natürlich ein zu spät erledigter Teilschritt nach sich, dass der ganze Ablauf ins Wanken gerät und eventuell neu geplant werden muss.

Jeden Tag bis zum Fälligkeitstermin

Für den Kalender wäre das tatsächlich die einzig sinnvolle Lösung, nur möchte ich einen solchen Kalender nicht mit mir herumschleppen müssen. Außerdem: stellen Sie sich eine Wochenansicht vor, die jeden Tag mit allen To-Dos gespickt ist, die Sie auf Ihrer Agenda haben. Motivierend ist sicher etwas anderes.

Das richtige Bis-Werkzeug

Natürlich werden Sie jetzt wissen wollen, wo Sie denn bitte alles andere notieren sollen. Vielleicht ist es Ihnen auch unwohl bei dem Gedanken, Aufgaben und Teilaufgaben nicht mehr mit einem bestimmten Datum zu verbinden. Das kann ich verstehen, denn schließlich versuchen wir ja auf diese Weise eine Verbindlichkeit mit uns selbst einzugehen. Das gibt – zumindest im Moment des Niederschreibens – Sicherheit. “Ah ja, am 4.5. werde ich mich um XY kümmern”. Nur wissen Sie leider heute noch nicht, wie der 4.5. aussehen wird. Vielleicht klappt es ja mit Ihrem Vorhaben. Sehr wahrscheinlich kommen aber andere Dinge dazu, sodass Sie das nötige Zeitfenster nicht mehr haben, oder sie kommen gar nicht dazu.

Deshalb setzen wir bei ProWork® auf eine einzige To-Do-Liste, die Ihnen jeden Tag die größtmögliche Freiheit gibt, sich für die Aufgabe zu entscheiden, die Sie erledigen möchten. Als Entscheidungskriterium geben wir unseren Teilnehmern folgende Frage an die Hand: “Welche Aufgabe hilft mir jetzt, meinem Ziel näher zu kommen”, bzw. “Mit welcher Aufgabe erledige ich am Besten, wofür ich bezahlt werde.” Zugegeben, gerade der zweite Satz klingt ziemlich radikal. Er ist aber für den Anfang und die Umgewöhnung enorm hilfreich, weil er die Alternativen bestmöglich reduziert.

Wie Sie mit der To-Do-Liste umgehen, hat eine Teilnehmerin hier beschrieben.

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING

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