Nicht wenige Absender von Geschäftsbriefen machen den Eindruck als ob sie den Empfänger in erster Linie mit ihrem Wissen und dem eloquenten Umgang mit der Deutschen Sprache beeindrucken möchten.

Das Resultat ist eine Reihe von Missverständnissen, die aufgrund einer gestelzten, unnatürlichen Sprache entstehen. Es ist nicht schwer, eine einfache Aussage kompliziert zu umschreiben und nicht wenige Menschen verhalten sich so in ihrer Korrespondenz. Weitaus schwieriger ist es hingegen, einen schwierigen Sachverhalt so einfach zu beschreiben, dass ihn jeder versteht.

Beispiele

🙁 Fünf Tage lang ist der Betrieb in dem Aufführungsort, von dem Kritiker gerne behaupten, der Tag des Opernballs sei er einzige, an dem es keine finanziellen Verluste hinnehmen müsse, stark beeinträchtigt.

🙂 Der Opernball ist die einzige Veranstaltung der Staatsoper, die Gewinn erwirtschaftet. Die Vorbereitungen dafür dauern fünf Tage.

🙁 Immer öfter kann man sich des Eindrucks nicht erwehren, dass die Brüsseler Bürokraten ein gehöriges Maß an Schuld daran tragen, dass Europa bei den Bürgern so schlecht im Kurs steht.

🙂 Die Bürger begegnen der Europäische Union vielfach mit Misstrauen, weil sie als zu bürokratisch empfunden wird.

Unser erstes Ziel muss es immer sein, unsere Botschaft so einfach und klar zu wie nur möglich zu formulieren. Sie sollten eine Schreibweise wählen, die es dem Leser ermöglicht, bereits beim ersten Lesen den Sinn zu begreifen.

Um dies zu erreichen, schreiben Sie so, wie Sie sprechen würden. Natürlich sprechen wir nicht immer grammatikalisch korrekt, lassen gewisse Satzteile aus oder verwenden Ausdrücke der Umgangssprache. Doch mit ein wenig Feinschliff es ist nicht schwer diese kleinen Unklarheiten zu beseitigen. Sofern Sie gutes Deutsch sprechen, wird es für Sie auch nicht schwierig sein, gutes Deutsch zu schreiben, das für den Empfänger einfach zu verstehen ist.

Wenn Sie bei der Formulierung eines Satzes feststecken, machen Sie einfach eine Pause und überlegen Sie, wie Sie die Sache mündlich formulieren würden, damit Sie Ihr Gegenüber versteht.

Schreiben Sie um etwas auszudrücken und nicht um jemanden zu beeindrucken!

Es ist für die meisten Menschen nicht schwierig, einfache Dinge klar und präzise zu formulieren. Aber sobald es um die Darstellung komplexer Sachverhalte geht, scheinen die meisten Schreiber zu glauben, dass diese auch eine schwierige Sprache mit langen Worten und verschachtelten Sätzen benötigen.

Genau das Gegenteil ist der Fall. Der Empfänger ist in den meisten Fällen nicht von Ihrem Schreibstil beeindruckt, sondern eher frustriert, weil er nicht versteht, was Sie damit meinen. Das hat zur Folge, dass er verärgert ist, weil er sich längere Zeit mit einem Thema auseinandersetzen muss, als er es eigentlich für notwendig erachtet. Die Reaktion ist klar: Frustration gepaart mit einem gestiegenen Maß an Aggression dem Schreiber gegenüber, der seinen Mitmenschen das Leben schwermacht.
Daher: Verwenden Sie gerade bei komplizierten Themen möglichst einfache Worte, kurze Sätze und Absätze und bringen Sie Ihre Ideen in eine logische Reihenfolge. So wird der Leser Schritt für Schritt durch den Sachverhalt geführt und hat die Möglichkeit Ihren Gedankengängen zu folgen.

Komplizierte Sätze mit einer Reihe von Nebensätzen bergen außerdem die Gefahr von Fehlern in Grammatik oder Punktation. Halten Sie Ihre Schriftsprache einfach und Sie laufen nicht mehr in Gefahr unnötige Fehler zu machen, sondern erhalten auch den Respekt Ihrer Leser.

Empfänger von Schreiben beurteilen Organisationen auch anhand ihres Schriftverkehrs. Ein gutes Dokument ist einfach zu lesen und zu verstehen, mit klaren Satzzeichen versehen und vermittelt den Eindruck von inhaltlicher Kompetenz.

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING