Wenn eine schriftliche Unterlage gut strukturiert ist, ist es für den Leser einfach die Gedanken des Schreibers nachzuvollziehen. Daher sollte Ihr Schreiben den Adressaten möglichst logisch leiten, damit Sie Ihr Ziel erreichen.
Gründe für Schreiben
Wir haben bereits die Wichtigkeit der Zielformulierung vor dem eigentlichen Schreibprozess umfassend erläutert. Dies hilft Ihnen auch dabei Ihr Dokument logisch aufzubauen.
Es gibt zwei Arten von Geschäftsdokumenten:
• Informative: Fakten werden für den Leser formuliert
• Überzeugende: Der Leser soll von einer Sache überzeugt werden.
Jede dieser beiden Formen benötigt eine andere logische Struktur. Hier wollen wir uns jetzt den Informativen Aufbau widmen. (Hier [passende Blog Link einfügen] können Sie über dem überzeugenden Aufbau nachlesen).
Informativer Aufbau
Grundsätzlich möchte der Leser so schnell als möglich die für ihn relevante Information herausfinden. Deshalb sollten Sie die wichtigste Message möglichst am Beginn des Dokuments formulieren. Denken Sie an Ihr Ziel und das Wissen Ihrer Leser, wenn Sie die Hauptinformation überlegen. Die übrigen Ideen und Zusatzinformationen werden danach in abfallenden Reihenfolge der Bedeutung ergänzt.
Ein zusätzlicher Vorteil, die wichtigste Info an den Beginn zu stellen, besteht darin, dass Leser sich eher an das zuerst Gelesene erinnern, als an das später Aufgenommene. Sollen sich Leser an einen wichtigen Punkt erinnern, muss er am Anfang eines Schriftstücks, gleich am Beginn eines Absatzes stehen.
Beispiel
Ein Human Ressource Manager schreibt im Zuge der Personalsuche Briefe sowohl an erfolgreiche als auch weniger erfolgreiche Bewerber sowie einen Report an seinen Vorgesetzten. Die Haupt- und Nebeninfos für jeden Empfänger sind dabei unterschiedlich. Die wichtigste Nachricht für die erfolgreichen Bewerber ist, dass sie den Job bekommen haben. Die zweitwichtigsten Informationen in absteigender Reihenfolge sind Gehalt, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Sozialleistungen und sonstige administrative Details.
Bewerber, die den Ausleseprozess nicht bestanden haben, möchten in erster Linie wissen, ob sie den Job bekommen. Sie wollen danach ebenfalls erfahren, warum sie nicht erfolgreich waren und ob sie künftig Chancen auf andere Jobs in diesem Unternehmen haben.
Die wichtigste Information für den Vorgesetzten besteht darin, ihm mitzuteilen, dass jemand gefunden wurde, der die Vakanz besetzt. Er möchte wissen, wer dieser neue Mitarbeiter ist, seine Erfahrungen und Qualifikationen kennen lernen und wissen, was das vereinbarte Gehalt ist. Möglicherweise möchte er auch erfahren, wie viele Bewerber sich überhaupt gemeldet haben und wie viele davon dem Anforderungsprofil entsprochen haben.
Sie sehen, in diesem Beispiel ist das WAS in allen drei Fällen gleich. Das Ziel dagegen (WARUM) unterscheidet sich von Fall zu Fall, ebenso wie die Kernaussage.
Ein logischer Aufbau von Informationsbriefen sieht folgendermaßen aus:
Betreff – aussagekräftiger Titel, der dem Leser den Sachverhalt auf einen Blick vermittelt
Anrede
Einleitung – Referenzen, Grund für das Schreiben, Hintergrundinformation, eigene Qualifikationen (und – sofern notwendig – Info über die eigene Person).
Kernaussage – Information, die Sie übermitteln wollen, abhängig vom jeweiligen Ziel
Diskussion – Zusätzliche, unterstützende Infos in absteigender Reihenfolge der Wichtigkeit. Sie sollten diesen Teil nicht mit zu viel Details belasten. Falls Sie mehr Informationen in das Schreiben packen wollen (Statistiken, Auszüge aus Gesetzestexten etc.), legen Sie diese gesondert bei.
Schluss – Beenden Sie das Schreiben mit einer freundlichen Anmerkung bzw. der Situation angepassten, hilfreichen Kommentaren.
Unterrschrift
Über den Autor Göran Askeljung
Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING