Getting Things Done ®: Kann ein System wirklich alle bedienen?

Vor viele Jahren habe ich mir einen Getting Things Done ®  Seminar-tag mit David Allen geschenkt. Ich wollte, nachdem ich sein Buch „Wie Sie die Dinge geregelt kriegen“ gelesen und mit seiner Umsetzung schon einige Erfahrungen gemacht hatte, noch mehr darüber lernen. Also flog ich nach London. Für 1.200€ konnte ich dann sogar mit dem GTD® Guru persönlich bei einem Glas Wein sprechen.

Der Guru bleibt sprachlos

Es war ein typisches amerikanisches Mega-Seminar in einem schönen Londoner Hotel. Wie jeder hatte auch ich meine Tasche mit Buch, Stift, „Don’t disturb“-Umhänger – alles GTD® gebrandet – und mehr gleich nach der Registrierung erhalten. Danach setzt ich mich voller Erwartungen irgendwo in die dritte Reihe.

David Allen kann schnell reden; er sprach viel über „A mind like Water®“ und „Getting it all out of your head“. Danach erklärte er uns wie wichtig es ist alles aufzuschreiben und damit „Prozesse“ zu machen, d.h. alles zumindest einmal täglich durchgehen und Entscheidungen über die nächsten Schritte zu treffen. Erst danach könne unser Kopf loslassen, erklärte er.

Gut, soweit hatte ich alles aus dem Buch auch richtig verstanden. Anschließend sprach er über Fälligkeiten und Kategorien (ebenfalls bekannte Themen aus dem Buch), und wie wichtig es ist vorauszudenken, um Ziele zu erreichen. Dazu empfahl er die Führung eines Projektplans.

Getting Things Done ® Seminar Resümee

Auf meine Frage, ob er nicht Tipps habe, wie ich das alles umsetzen könne und womit, blieb er ungewöhnlich still. Im Vorbeigehen nannte er Lotus Notes. Lotus Notes ist zwar mit knapp 15% Marktanteil im deutschsprachigen Raum noch immer ein nützlicher E-Mail Client mit Kalender- und Aufgabenfunktion, aber ich vermisste Alternativen wie Outlook oder andere Apps.

Mein nüchternes Resümee: viel Luft, die aber gut verpackt und nach amerikanischer Weise teuer verkauft.

Zu wenig Flexibilität

Seitdem bin ich selber um einiges weitergekommen. Ich habe mich dahintergeklemmt und entdeckt, das Getting Things Done ® quasi als Bauernregel für den Anfang schon einiges zu bieten hat. Aber was geschieht danach? Die Menschen sind unterschiedlich gestrickt und brauchen unterschiedliche Dinge. Dem Projekt Manager fehlen wesentliche Schnittstellen zu Project Management Tools; für den Vertriebsleiter fehlt die Verbindung zum CRM, für das Accounting zu SAP, etc. Für Selbstständige, wie für Angestellte ist das System nicht flexibel genug. Es kann sich nicht darauf einstellen, ob jemand ein sehr breitgefächertes oder eher enges Tätigkeitsfeld hat.

Meine Erfahrungen – jeder arbeitet anders

Vor Monaten habe ich für eine Beraterin eines großen bekannten Beratungsunternehmen ein Coaching gegeben. Es war eine sehr interessante Erfahrung. Unglaublich viel Papierstöße und Ordner waren in ihrer ganze Wohnung verstreut. Auf Hunderten von Zetteln hatte sie wichtige Dinge notiert: aus Gesprächen, als Gedankenstütze für Ihre Vorhaben, etc. Ihr Herausforderung: „Wie bringe ich das alles in Outlook zusammen?“ Nach einem mehrstündigen Gespräch und Adaptierungen in Outlook, hat sie langsam wieder den Kopf über Wasser bekommen. Nach eine späteren Überraschungsbesuch bei mir im Büro, war Sie überzeugt: Ich lebe wie ich lehre. Kaum Papier, alles in Outlook; immer und überall zugänglich auf mobilen Geräte über die Cloud. Und das Beste: wenig Stress. Ich konnte sie auch ohne Ankündigung ganz entspannt in meinem Büro empfangen.

Bei einem großen internationalen Bank-Konzern gab es für die Vertriebsabteilung die Herausforderungen von „Large Customer Accounts“ zu bewältigen. In kleinen Teams von drei Personen (Account Manager, Analyst und Assistenz), wollten sie lernen, wie sie effektiver miteinander zusammenarbeiten können, und das in Verbindung mit einer Microsoft Dynamix CRM Einführung. Keine leichte Sache!

Nach einigen Wochen und mehreren Seminaren, waren sie in der Lage das neue CRM System besser zu bedienen, effizienter miteinander zu arbeiten und mehr Zeit für Ihre Kunden zu haben. Denn: Microsoft Dynamix CRM kann man Aufgaben erstellen und delegieren und gleichzeitig alles in Outlook überführen. Das sind einige Fliegen und nur eine Klappe! Getting Things Done ® Seminar

Drei Gründe warum ein Getting Things Done ® Seminar nicht weit genug geht

Worin liegt es also, das ein Getting Things Done ® Seminar für Unternehmen und Selbstständige nicht ausreichend ist? Ich meine, der Grund liegt in der Philosophie von Getting Things Done ® selbst, und wie es in Seminaren präsentiert wird:

  1. Zu eng: es wird nur eine kleine Teil der notwendige Disziplinen beigebracht
  2. Zu wenig Tiefe: es wird kauf auf das Unternehmen und die Teilnehmer eingegangen.
  3. Keine Schnittstellen: GTD® berücksichtigt keine Ebenen außerhalb des eigenen Systems

Fokussieren Sie auf das Wesentliche

Timothy Ferris, der Autor von „Die 4-Stunden-Woche“, hat einmal gesagt, dass es „innerhalb von drei Monaten möglich ist, eine neue Sprache zu lernen. Lernen Sie zuerst die 100 am häufigsten vorkommende Wörter, danach steigern Sie auf die 200, 300… bis 800. Aber mit 100 können Sie schon zu reden beginnen und der Rest geht dann schneller“. Mit 800 Wörter kommen Sie sehr gut aus. In jeder Sprache (sogar ein durchschnittlicher 14-jähriger hat nicht mehr im aktiven Vokabular!)

Indem Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, gelingt es auch mehr an Tiefe und Breite im eigenen Arbeitsumfeld zu gewinnen. Getting Things Done ® Seminar

Umsetzung je nach persönliche Vorlieben

Über die Jahre habe ich durch die Arbeit mit Tausenden Menschen gelernt, welche die am häufigsten verwendeten Arbeitsweisen sind. Es ist daher für mich schnell möglich, aus Best Practise gepaart mit dem sinnvollsten Mix verschiedener Ansätze, ein funktionierendes und sofort praxistaugliches System zu entwickeln. Unter Berücksichtigung von Outlook, Lotus Notes oder anderen Apps; mit oder ohne Papiersystemen, wie Filofax oder Tempus. Ich nenne es ProWorkGetting Things Done ® Seminar

ProWork® ist mehr als nur Getting Things Done ®

ProWork® ist eine Selbstmanagementmethode, die aus wissenschaftlich dokumentierten Ansätzen und Denkweisen von Vordenkern in den Bereichen Ökonomie, Wirtschaft, Produktivität, Zeitmanagement und Prioritäten-Management entnommen worden ist. Nebst David Allen, gibt es wichtige Inputs von Vordenkern wie Peter F. Drucker, Stephen R. Covey, Staffan Burenstam Linder, Timothy Ferris (!), u.v.a. Aber vor allem geht es um der Umsetzung: in ein ProWork® Workshop berücksichtigen wir immer der implementierung mit eigenen Werkzeuge, wie Outlook, Lotus Notes oder anderen Apps oder Systeme die Sie nutzen. Getting Things Done ® Seminar

Seminare die auf Ihre Bedürfnisse eingehen, für Firmen und Selbstständige

Selbstmanagement bedeutet so viel mehr, als nur ein einfaches Denksystem wie Getting Things Done ® zu verfolgen. Prozesse und Projekte, Ziele und Visionen, eine Vielfalt von Medien (Omni Channels) und Digitalisierung, sind nur einige wichtige Themen, die ich in ProWork® anspreche. Und dabei sind meine Seminare immer auf den Kunden oder Teilnehmerkreis zugeschnitten. Wichtig ist es natürlich, das Sie mir zuerst erzählen, wie Sie arbeiten und was Sie tun, woran Sie gemessen werden, welche Ziele Sie verfolgen und mit welchem Systemen Sie arbeiten. Daraus kann ich schnell die beste Umsetzung entwickeln, damit Ihr ProWork® Seminar ein Erfolg wird. Getting Things Done ® Seminar

Sprechen wir darüber!

Göran Askeljung

Über den Autor Göran Askeljung

Prof. (op) Göran Askeljung – BcEE, ist Business Trainer bei askeljung.com und Geschäftsführer und Senior Trainer bei immediate effects. Seit 2016 ist Göran Askeljung auch Certified Facilitator und Associate von Consensus in NY, und leitet Consensus Austria und Germany. Als Professor of Practise (op) am Georgian School of Management (GSOM) leitet er das Institut für Sales and Negotiations. Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich und Mitglied des Beirats von Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF). Göran ist auch als Trainer, Coach und Consultant für Consensus Group (NY, US), The Forum Corporation (UK), eBda (Fr) undNapier Training Associates (UK) tätig. Er ist zertifiziert im Solution Selling® von der SPI University in USA. Seine Arbeit umfasste Tätigkeiten als Trainer und Coach für Produktivität, Verkauf, Vertriebsmanagement, Key-Account Management, Lösungsvertrieb, Verhandlungstaktik, Verhandlungsführung, Rhetorik und Präsentationen. Göran wurde 1967 in Schweden geboren und lebt seit 1990 in Wien. Er spricht fließend Deutsch, Englisch und Schwedisch. Lebenslauf und Werdegang: Oxford Encyclopedia | LinkedIn | XING